Как вести переписку

Как вести переписку

Как составлять письма коллегам, подчиненным, руководителям и клиентам. По Ильяхову и Сарычевой.

«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…»

Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».

Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.

Мы выбрали 26 полезных советов из книги.

1. Укажите тему

Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».

2. В одном письме — одна тема

Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.

3. Делите текст на абзацы

Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.

4. Долой небрежность

Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.

5. Сразу давайте вспомогательные материалы

Прикрепляйте к письму дополнительные документы, а самое важное из них выносите в текст. Не заставляйте адресата искать информацию в корпоративных папках, рыться в архивах или скачивать с других сайтов. Чем больше работы вы проделаете за человека, тем легче и приятнее ему будет с вами сотрудничать .

6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном

Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.

7. Правильно ставьте ссылки

К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке».

8. Соблюдайте структуру

Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты. Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.

9. Представляйтесь коротко и по сути

В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.

10. Внимательно с именем

Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.

11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами

Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.

12. Знакомьте новых людей в переписке

Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.

13. Не используйте слово «коллеги»

В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».

14. Не проводите планерки по почте

Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.

15. Не пишите раздражающих штампов

В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность» — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.

16. Не выходите за рамки делового общения

Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.

17. Не делайте выводы за получателя

Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».

18. Оценивайте работу, а не человека

Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.

19. Не манипулируйте

Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».

20. Не пишите «заранее спасибо»

Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».

21. Критикуйте прямо

Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».

22. Не «пинайте» собеседника

Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь».

23. Признавайте проблемы

В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.

24. Не пишите на эмоциях

Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.

Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.

25. Холодные письма — в спокойном тоне

Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.

26. На вакансию откликайтесь по пунктам

В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.

Источник:
Как вести переписку
Как составлять письма коллегам, подчиненным, руководителям и клиентам. По Ильяхову и Сарычевой. «Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!»
http://l-a-b-a.com/blog/show/300

Как правильно вести переписку и общаться в социальных сетях, безопасность в сети

Как правильно вести переписку и общаться в социальных сетях, безопасность в сети


Социальные сети и переписка по е-мейлу с каждым годом становится все более и более актуальными и абсолютно незаменимыми в современной жизни. Что бы понять это, достаточно просто припомнить, какие проблемы решены и какие проекты запущены вами при помощи общения или переписки по сети.

Но какого бы рода не было ваше общение: деловое, дружеское, консультативное, и даже решение споров и выяснение отношений, все это должно подчиняться определенным правилам.

О`кей, скажет обычный пользователь: в реальном мире куча совершенно не нужных правил, и законов, так зачем же тащить все это в мир виртуальный, где можно быть нет только самим собой, но и вообще, кем угодно.

Ответ прост – для того что бы всем, в том числе и вам, было комфортнее. Огромное количество задержек, обид, нерешенных дел и просто неудобных ситуаций возникает просто из-за того, что кто-то не умеет по-взрослому вести общение в сети. Самое удивительное, что это проблема не только подростков, но и более зрелых людей.

Прежде чем приступить к описанию правил общения, запомните — мошенничество в Интернете это распространенная практика. Где бы вы не были: в социальной сети или на серьезном сайте — вас могут обмануть, так что будьте на стороже.

Если вы регулярно общаетесь в социальных сетях: на Facebook, через Twitter, вКонтакте и ведете переписку по электронной почте, не стоит забывать о нескольких простых, но важных постулатах любого общения в сети:

Конечно же , почти каждый из нас обязательно напишет «Доброго времени суток» или «Привет» в первых строчках сообщения. При этом не забудьте обратиться к адресату по имени. Потому что, как писал Дейл Карнеги – собственное имя наиболее приятный звук для каждого из нас.

Когда вы пишете незнакомцу или обращаетесь с деловым предложением, не забывайте сообщать о том, кто вы и какова цель вашего послания или сообщения. Эти строчки займут совсем немного вашего времени, но в результате вы и ваш собеседник будете настроены на одну волну. И для делового общения и для дружеского, тон сообщения имеет большое значение. Поэтому начальные строчки должны быть максимально ясны собеседнику и говорить о том, что вы серьезный человек, а не интернет-аферист.

В английском языке в большой радости англичан и американцев нет разделения на «ты » и «вы». Но это скорее исключение чем правило. В славянских языках и в большинстве европейских существует разделение на личное и деловое обращение. Если вы пишете сообщение своему давнему другу, однокласснику или коллеге, то обращаться можно соответственно степени знакомства. Но если вы обращаетесь к незнакомому человеку, и не важно с деловым или личным вопросом, обязательно используйте уважительное «Вы». На просторах рунета до сих пор ведется спор о том как писать это обращение, с большой или с маленькой буквы. Но если вы близко не знаете человека и не знаете его отношение к этому вопросу, пишите «Вы», в любом случае не попадете впросак. Перейти к более простому и дружескому обращению «ты» вы успеете всегда, в крайнем случае можно предложить: «Давайте перейдем на «ты»…».

Если вы ведете переписку с человеком старшего возраста, обращаться на «Вы» — норма, кроме случаев, когда вас лично попросят перейти на «ты» .

И еще, не забывайте, что кроме общения через социальные сети есть еще личное общение. Как ни странно, но многие об этом забывают. Социальные сети это новая зависимость, многие люди впадают в зависимость от от виртуального мира. Если вы впадете в подобную зависимость, то вам нужно заблокировать социальные сети на вашем компьютере.

Время – деньги, об этом с детства знает каждый из нас. Поэтому после приветствия и обращения переходите к самой сути сообщения или письма. Цель сообщения должна быть в первых строчках и в теме письма. Вспомните – вам самим гораздо легче читать письмо, если вы заранее примерно знаете о чем будет идти речь. Кроме этого, если вы обращаетесь к популярному человеку, или в известную компанию знайте: писем к таким адресатам приходит очень много, поэтому указать суть сообщения в теме – залог успеха.

Предлагаете ли вы сотрудничество, партнерство в стартапе, необходима ли вам консультация или вы отправляете сообщение об участии в соревнованиях, все это должно быть отражено в первых строчках письма. Не разбавляйте письмо лишними словами, все должно быть кратко и по теме. Самореклама и черезмерная реклама своей компании, даже если вы работаете в пиар отделе – это дурной тон.

Если завязался диалог, то затягивание ответа на несколько дней, может быть расценено вашим собеседником, как несерьезность. Впечатление о нас складывается из мелочей: тона обращения, своевременности ответа, манеры письма и прочих деталей на которые мы сами часто не обращаем внимания.

Во время переговоров, обсуждений и при принятии важных решений весьма часто возникают сомнения в намерениях, целях другой стороны. Это абсолютно нормально. Для того что бы принять верное решение и не стать жертвой мошенников, которых в сети немало — всегда уточняйте детали. Строка поиски Google и Yandex порой выдает очень интересные результаты. Поэтому затеяв общение с незнакомым человеком, не ленитесь и вбейте название компании, имя-отчество собеседника в поисковую строку. Отзывы, мнения, результаты сотрудничества, если они есть, подскажут вам направление общения и сотрудничества.

Кстати, в социальных сетях уже можно зарабатывать. Если вы не знаете как — просмотрите это видео.

Новые технологии диктуют нам новые варианты общения, однако пренебрегать традициями все же не стоит. Итак если вы узнали номер телефона нужного человека или представителя компании, постарайтесь предварительно попросить разрешение на звонок. Многие люди попросту не берут трубку, когда на мобильном высветился неизвестный номер.Если вы заранее сообщите человеку о своем звонке, например при помощи той же социальной сети, ваше общение будет более продуктивным, а собеседник более подготовленным.

Источник:
Как правильно вести переписку и общаться в социальных сетях, безопасность в сети
Как правильно вести переписку и общаться в социальных сетях, безопасность в сети.
http://anokalintik.ru/kak-pravilno-vesti-perepisku-i-obshhatsya-v-socialnyx-setyax-bezopasnost-v-seti.html

Как правильно вести переписку с помощью СМС: главные секреты

Как правильно вести переписку с помощью СМС: главные секреты

Возможно, в жизни вы слишком болтливы, но когда дело доходит до виртуального общения, вам не хватает слов для поддержания разговора. Не паникуйте раньше времени. Есть способы, которые помогут быстро все исправить!

Порой общаться виртуально намного сложнее, чем вживую. Нам нужно постоянно обсуждать какие-то интересные темы, следить за тем, чтобы человек не потерял к нам интерес. Если ваша цель — заставить собеседника пригласить вас на встречу, убедитесь, что вы должным образом проявляете к нему интерес.

Теперь, если во время беседы вы только отвечаете или задаете вопросы, то не зайдете так далеко, как вам хотелось бы. Если при таком общении вас все-таки пригласят на свидание, считайте это счастливым стечением обстоятельств. Следите за текстовыми сообщениями с помощью этих простых советов!

Запомните одну главную вещь. Когда вы взволнованы или напряжены, то говорите глупые вещи или действуете так, как будто это не вы. Ведь вы этого не хотите. Вам нужно, чтобы этот человек увидел, кем вы являетесь на самом деле.

Итак, если, для того чтобы нормально ответить, вам нужно убрать телефон в сторону, посидеть и немного подумать, просто перевести дыхание, тогда так и сделайте. Это сообщение, а не предложение лучшему другу сходить в кино, здесь не нужно спешить.

Людям нравится говорить о себе. Конечно, это неплохо. На самом деле, если вы нервничаете, задайте вопрос, и пусть человек отвечает, а вы в это время немного отдохнете. Кроме того, многое узнаете о собеседнике. Но вы должны следить за темой разговора. Да, расскажите о себе, но не превращайте это в долгий и скучный монолог.

Если вы привыкли к саркастическому стилю общения, то это ваша особенность, и нет необходимости что-либо менять. Этот человек будет учиться и привыкать к тому, как вы с ним общаетесь, если он вам нравится. Хотя вы должны писать правильно слова, а не допускать кучу ошибок. Не должно быть никаких ок и lol — это все устарело.

Если вы чувствуете, что разговор идет ни о чем, прекратите его. Просто остановитесь, прежде чем пламя окончательно погаснет. Это не означает, что вы потеряли свой шанс быть с этим человеком. Это просто означает, что разговор закончился. Скажите, что вам нужно работать. Затем напишите ему позже. Но если вы решите закончить разговор, сообщите человеку деликатно, а не просто исчезайте.

Если ранее человек писал вам, что купил новую вещь или сдавал экзамен, спросите его об этом. Поинтересуйтесь, как прошел экзамен или как выглядит новая покупка. Да, это не похоже на интересный и увлекательный разговор, однако это порой помогает. Вы вспомнили небольшую и несколько незначительную информацию. Но эта деталь показывает, что вы обращаете внимание и проявляете интерес к жизни собеседника.

Разве жизнь сама по себе не сложна? Если вы хотите продолжить разговор, дайте человеку повод поддерживать его. Если он хорошо и охотно разговаривает с вами, значит, хочет продолжить беседу. Если вы заставите его чувствовать себя плохо, он прекратит разговор. Это просто. Люди придерживаются вещей, которые заставляют их чувствовать себя счастливыми.

Отправить двадцать СМС подряд — не совсем удачная затея, это не так мило, как вам кажется. Во всяком случае, это перебор и соответствующий сигнал для большинства людей. Если вы пишете текст, отправьте одно или два сообщения подряд и оставьте человеку возможность ответить. Если хотите продолжать качественный разговор, это должна быть, так сказать, игра не в одни ворота.

Люди работают, они ходят в школу, у них есть друзья и семья. Поэтому, если они не отвечают вам сразу, не думайте, что вы им неинтересны. Будьте терпеливей. Они ответят вам, не волнуйтесь. А если этого не сделают, ну, тогда вы узнали, что они не для вас. Итак, в любом случае, это сработает.

Как бы это странно ни звучало, но мемы — отличный способ построить связь и продолжить разговор. Мемы, своеобразные СМС, и предназначены для того, чтобы люди смеялись. Если вы хотите, чтобы они хихикали, отправьте им мем, который сочтете забавным, и посмотрите, как они отреагируют. Возможно, они отправят вам то же самое в ответ. Это хороший способ просто поговорить без причины.

Если вам интересно, как вести текстовый разговор, отправьте некоторые игривые и кокетливые СМС. Если вы получили кокетливое сообщение раньше, то знаете, как это интересно, поэтому можно отправить в ответ нечто подобное. Это весело, легко, вы разжигаете искры. Не бойтесь показаться развязной и невоспитанной, симпатичные и невинные тексты никогда никому не навредят.

Не бойтесь звонить, телефоны предназначены не только для того, чтобы строчить друг другу СМС! Да, мы живем в ту эпоху, когда, казалось бы, странно и некогда звонить друг другу, но на самом деле это не так. Кроме того, поскольку это довольно редкое явление, этот жест фактически показывает человеку, насколько вы в нем заинтересованы. Это довольно большой шаг. И если вам нужно строчить длинное сообщение, легче взять и позвонить.

Если вам человек совсем не интересен, можете отвечать поверхностно или не отвечать вообще. Но когда вы заинтересованы в человеке, бросьте эту привычку не отвечать на вопросы. Если кто-то присылает вам правильное текстовое сообщение с вопросом, не оставляйте его без внимания. Если вы считаете, что нет ничего плохого в том, чтобы не отвечать на вопрос, это не так. На самом деле это раздражает.

Нет, вам вовсе не нужно поднимать философские темы, но поговорить о жизни и обо всем, что происходит вокруг, — отличный способ наладить контакт. Это позволяет вам обоим узнать, как вы живете своей жизнью, и это вызывает любопытство.

Теперь, когда вы знаете, как поддержать переписку, у вас нет оправдания, чтобы не использовать эти советы. Попробуйте некоторые из них, чтобы поддерживать разговор оживленно и весело. Будьте умным и воспитанным человеком, чтобы люди тянулись к вам, а не презирали.

Источник:
Как правильно вести переписку с помощью СМС: главные секреты
Возможно, в жизни вы слишком болтливы, но когда дело доходит до виртуального общения, вам не хватает слов для поддержания разговора. Не паникуйте раньше времени. Есть способы, которые помогут быстро все исправить!
http://fb.ru/post/dating/2018/3/26/23230

(Visited 1 times, 1 visits today)

Популярные записи:

COMMENTS