Письменное общение

Письменное общение

Наиболее важный критерий квалификации является эффективно общаться в письменной форме с коллегами, начальством, партнерами и клиентами. Развитие письменного навыка общения очень важно в работе через Интернет (через предложения, факсы, электронную почту и другие типы деловой переписки: ответ на жалобу клиента, написание отчета, делегирование задач или рекомендации мероприятий коллегам).

В последние годы на рабочем месте наблюдается прорыв в отношениях и связях между людьми. Выполнить свои обязанности достаточно хорошо возможно, если знать, как выразить свои взгляды, убедить других, ясно и точно формулировать мысли. Многие работники обладают искусством говорить, создавать презентации, комфортно ощущать себя в присутствие аудитории, но иногда они всё ещё испытывают трудности в умении выразить себя на бумаге. Умение общаться является наследием своих предков. И только частично навык – письменное общение — может быть успешно улучшен.

Улучшаем письменное общение

В деловом мире профессиональное письменное общение всегда важно и необходимо. Заполнение личных ежедневных сообщений, заметок, предложений и презентаций и т.д. позволяют научиться писать профессиональные письма и профессионально общаться с партнерами. Также написание заметок, резюме и сопроводительных писем дает шанс для укрепления деловых письменных навыков. Написание является лучшим способом общения, а часто и единственным, чтобы донести мысль. Применять в деловых письмах бизнес – язык и письменные стили способствуют развитию навыков письменного общения. В деловых переписках используется простая и сжатая форма, которая четко объясняет идею в предельной длине.

В нормальных деловых письмах общее резюме показывают в первом абзаце. Чтобы создавало на читателя немедленное и позитивное впечатление. Тело письма объясняет причину переписки, в том числе создание любого соответствующего фона и текущей информации. Информация вытекает логически, гарантируя окончательное впечатление читателю. Все хорошие коммуникаторы должны думать о своих читателей. В заключение в деловых переписках ставиться соответствующая фраза, например, «С уважением», или «С наилучшими пожеланиями».

Письменному общению можно научиться.

Форма письма – приглашение, объявление, резюме, рекламные письма, а также другие документы на имя клиентов — различна и может быть очень эффективна, при условии, что хорошо написана. Каждый имеет возможность развивать и совершенствовать свои навыки и тем самым улучшать свою уверенность и эффективность работы. Инвестиции в этот навык это улучшение имиджа компании и повышение своего престижа.

Устное – письменное общение

Эти виды общения соответствуют двум основным каналам общения: устно-слуховому и письменно-зрительному и аналогичным формам речи: устной и письменной.

Специфика устного и письменного общения определяется двумя основными группами причин:

1. Особенностями ситуаций устного и письменного общения.

2. Особенностями, определяемыми формой речи.

Ситуации, которые требуют устного общения, обычно характеризуются тем, что между участниками общения возможен личный контакт: одновременно зрительный (визуальный) и акустический (слуховой), т. е. партнеры и видят и слышат друг друга, или акустический, когда люди друг друга только слышат, например, по телефону или в лесу, в поле, в тумане, в разных комнатах и т. д. Если же такой личный контакт невозможен или по каким-то причинам нецелесообразен, то обычно прибегают к письменной форме речи (письму, записке, телеграмме, электронному сообщению, SMS-сообщению и т. п.).

На выбор коммуникантом устной или письменной формы влияет и то, насколько быстро ему нужно получить отклик и нужно ли его получить вообще. Если отклик важен и получить его нужно как можно скорее, то предпочтительнее устная форма речи, в которой ответная реакция следует незамедлительно. Если ответ не нужен (происходит коммуникация, а не общение) или не нужен скорый ответ, то может быть выбрана письменная форма речи.

Кроме того, выбор той или иной формы речи диктуется и особенностями информации. В устной речи иногда большее значение имеет смысл не слов, а интонации и других несловесных средств речи, тогда как в письменной речи основной смысл передается словесно. Иногда выбор формы речи определяется важностью или объемом передаваемой информации, а именно: поскольку устная речь произносится однократно («Слово – не воробей: вылетит – не поймаешь»), а письменный текст часто ориентирован на многократное перечитывание, то важную и сложную информацию или информацию большого объема передать в расчете на более адекватное понимание удобнее в письменной форме, а более легкую для восприятия – в устной.

Для решения вопроса о том, какую форму речи предпочесть, необходимо знать, и кому предназначена эта речь, и в каких условиях она может быть воспринята наиболее адекватно. Устная речь говорится конкретному слушателю (слушателям) и в конкретной ситуации общения, а письменная может быть адресована как конкретному лицу (письмо, записка, личный дневник и т. д.), так и гипотетическому читателю (книга, инструкция и т. д.), при этом не исключается возможность смены как адресата, так и условий, в которых происходит чтение.

Это лишь основные особенности ситуации общения, которые могут повлиять на выбор устной или письменной формы речи. В то же время специфику этих форм речи также необходимо учитывать для достижения оптимального результата. Следует учитывать, что:

— устная речь в силу своей однократности и часто импро-визационности ограничена в отборе языковых и неязыковых средств для выражения определенного смысла, тогда как письменная обычно предполагает полное и законченное выражение замысла;

— устная речь, как правило, создается в момент говорения, и нефиксированный текст оставляет простор для дополнений и изменений, вплоть до «я совсем не это хотел(а) сказать!», в то время как письменная речь требует отшлифованной точной фиксации текста;

— устная речь, в соответствии с законом избыточности, содержит больше повторений и обобщений, а в письменной их меньше или нет совсем.

Все эти особенности в совокупности определяют выбор соответствующего цели общения речевого жанра. Подробнее о культуре устной и культуре письменной речи, а также о жанрах, характерных для каждой из этих форм речи, вы узнаете из специальных глав этого учебника.

Источники:
Письменное общение
Профессиональный навык — письменное общение является важным критерием квалификации, используется в деятельности через Интернет (деловая переписка, ответы клиентам
http://andwork.org/professionalnyj-navyk-pismennoe-obshhenie.html
Устное – письменное общение
Эти виды общения соответствуют двум основным каналам общения: устно-слуховому и письменно-зрительному и аналогичным формам речи: устной и письменной. Специфика устного и письменного общения
https://studopedia.su/7_4677_ustnoe—pismennoe-obshchenie.html

COMMENTS