Примеры делового общения

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.

Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.

С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:

  • October 29, 2017;
  • 29 October, 2017;
  • 29 th October, 2017;
  • October 29 th , 2017;
  • 29 Oct. 2017;

Не рекомендуется использовать исключительно числовые обозначения даты при написании деловых писем на английском языке, так как в Америке и Англии различный порядок чтения подобных записей.

  • 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)

Далее перемещаемся на левую сторону листа и также в строгом порядке заполняем адрес и данные получателя.

*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.

Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

I am writing with…

I am writing with…

Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.

Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.

Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.

Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.

Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.

Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:

Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.

Enc. A copy of the license

Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.

Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.

Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы

Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.

Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.

Деловая этика общения

Деловая этика общения. Этика и этикет делового общения

Каждому человеку в ходе его профессиональной деятельности всегда приходится общаться со своими коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами, подрядчиками и другими людьми. Кроме того, нередко нам приходится сталкиваться с проведением деловых встреч, переговоров или конференций. Причем от того, насколько правильно мы выстроим общение, во многом будет зависеть наша профессиональная карьера.

Поэтому самое время разобраться в том, что собой представляет деловая этика. Ведь даже сотрудники, занимающие руководящие должности, должны правильно общаться с подчиненными, чтобы заслужить их уважение и приобрести авторитет. Также важно правильно вести себя с начальством, чтобы добиваться успеха в профессиональной деятельности и уверенно шагать вверх по карьерной лестнице.

Для того чтобы понять, в чем заключается деловая этика, следует разобрать основные типы делового общения. Их имеется три:

  • «Сверху вниз» (начальник и подчиненный).
  • «Снизу верх» (Подчиненный и начальник).
  • «По горизонтали» (коллега с коллегой).

Но запомните важное правило. Какую бы вы должность не занимали, деловая этика, в первую очередь, предполагает уважение к любому сотруднику. Если вы начальник, то уважайте своих подчиненных, если вы подчиненный – относитесь с уважением к начальнику и коллегам. Это правило также должно распространяться и на работников других фирм, с которыми вы сотрудничаете.

Не забывайте, что деловая этика общения должна присутствовать и в коммуникации посредством телефона. Приветливо отвечайте на звонки, дружелюбно разговаривайте. Обязательно представьтесь, отвечайте на все вопросы, интересующие вашего собеседника, корректно и грамотно. Тогда и дела вашей компании, а вместе с ними и ваша карьера, пойдут вверх.

Какая деловая этика и деловой этикет необходимы в этом случае? Начальник или директор – это личность, которая руководит деятельностью компании. Существует несколько форм осуществления руководства: приказ, просьба, вопрос. Вне зависимости от того, какой именно формой пользуетесь вы, главное в руководстве – это справедливое и лояльное отношение ко всем своим подчиненным. За хорошую работу – награда, за промах – адекватное наказание. Только не переусердствуйте! Не заводите себе любимчиков, если не хотите стать свидетелем различных интриг и косых взглядов.

Деловая этика служащего или работника по отношению к его шефу тоже имеет свои нюансы. Главный принцип здесь заключается в так называемом разумном подчинении. Не стоит пытаться управлять своим начальником, также воздержитесь от постоянных споров с руководством. Вы, разумеется, можете высказывать свое мнение и свою точку зрения, но в очень корректной форме. Деловая этика и деловой этикет должны соблюдаться абсолютно всеми подчиненными. Тогда вы заслужите уважение вашего руководителя и, возможно, в скором будущем вас будет ожидать хорошее повышение. И запомните: никогда не лгите! Ложь – это высшая форма проявления неуважения и халатности.

Этика и этикет делового общения должны соблюдаться служащими и в общении между собой. Главным принципом такого взаимодействия является уважение. Помните, что каждый занимается своим делом, а любая работа достойна уважения. Не стоить спорить, лучше в корректной форме выскажите свое мнение. Это пойдет вам только на пользу: и нервы сохраните, и заслужите уважение коллег.

Во время встреч, конференций и презентаций не перебивайте выступающих. Дайте им высказать свою точку зрения, после чего выражайте свою.

Для того чтобы та или иная деятельность была успешной, необходимо поставить цель, которой нужно достичь на финише. Очень хорошо, если в коллективе имеется модель делового общения, тогда каждый сотрудник будет понимать, к чему он идет. Таким образом, можно избежать многих споров и ссор, а работа коллектива станет продуктивной и слаженной. Результат превзойдет все ваши ожидания. Каждый человек хочет знать, что он получит на финише, а поставленная цель – это самый прямой путь к успеху!

Деловая этика, принципы которой очень грамотно сформулировал американский социолог Л. Хосмер, – это основа любого взаимодействия в коллективе. Рассмотрим, соблюдение каких пунктов она предполагает:

  • Откажись от той деятельности, которая не в твоих интересах и не в интересах твоей компании.
  • Никогда не делай того, о чем бы ты не смог сказать на всю страну.
  • Никогда не делай того, что не идет на благо компании.
  • Никогда не нарушай закон.
  • Никогда не препятствуй саморазвитию другого сотрудника.
  • Самоутверждайся только за свой счет.
  • Не ущемляй права других.
  • Не унижай «ослабших» в обществе.
  • Не делай того, что ты бы не хотел, чтобы делали другие.
  • Будь честным с самим собой.

Если человек знает, как следует себя вести на работе, на переговорах, деловых встречах, конференциях и презентациях, он обязательно добьется успеха. Но не стоит забывать о том, что вы – личность. Главное ваше оружие в профессиональной деятельности – это ваша индивидуальность. Не секрет, что сотрудников в компаниях очень много, а вот самодостаточных личностей всегда не хватает. Так почему бы не занять эту нишу?

Этика и этикет делового общения имеют свои специальные принципы, которые должен знать любой уважающий себя человек:

  • Честность и порядочность.
  • Ответственность и коллегиальность.
  • Надежность.
  • Профессионализм и компетентность.
  • Справедливость.
  • Уважение к себе и коллегам.
  • Бесконфликтность.
  • Собственное мнение.

Большую часть своей жизни человек проводит на работе, поэтому крайне важно создать там здоровую атмосферу. Работники должны знать о том, какая деловая этика общения будет уместна внутри трудового коллектива. Ведь только эти простые принципы и правила призваны регулировать отношения между людьми. Этические нормы оказывают немалое влияние на эффективность всего трудового процесса.

Каждый человек может воспитать эти качества в себе и применять их в жизненных ситуациях. Главное – упорство и усердие. Не бойтесь работы, выполняйте задачи с удовольствием и чтите нормы делового этикета. Существует основное правило, которое подразумевает деловая этика: темы бесед должны быть нейтральными, и ни в коем случае нельзя лгать. Будьте честны с окружающими, а самое главное – с самим собой.

Сотрудники вне зависимости от занимаемой позиции не должны бояться проявлять инициативу, высказывать свое мнение и свою точку зрения. Именно такие работники нужны любому руководителю. Будьте сильными и уверенными в себе, покажите весь свой потенциал, выполняйте работу качественно и поразите всех своей активностью и настойчивостью. Ведь только такие люди добиваются успеха и могут смело заявить о себе на весь мир. Помните, что идти к цели нужно своими силами. Поэтому не используйте других людей в своих интересах, не самоутверждайтесь за их счет, не унижайте их, а уважайте окружающих и себя.

Тема 14

Хочешь быть умным, научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать.

Тест «Культура телефонного общения»

В тесте даются формулировки наиболее распространенных правил телефонного общения. Если вы всегда соблюдаете данное правило, то запишите себе 2 балла, иногда – 1 балл, никогда – 0.

1. Я набираю номер телефона только тогда, когда твердо уверен в его правильности.

2. Я тщательно готовлюсь к деловому телефонному разговору, добиваясь максимальной краткости.

3. Перед особо ответственными телефонными переговорами делаю нужные записи на листке бумаги.

4. Если предстоит долгий разговор, спрашиваю собеседника, располагает ли он достаточным временем и, если нет, переношу разговор на другой, согласованный, день и час.

5. Добившись соединения по телефону с нужным учреждением, называю себя и свое предприятие.

6. Если я «не туда попал», прошу извинить меня, а не вешаю молча трубку.

7. На ошибочный звонок вежливо отвечаю: «Вы ошиблись номером» и кладу трубку.

8. Работая над важным документом, выключаю телефон.

9. В деловых телефонных переговорах «держу себя в руках», даже если до этого был чем-то раздосадован.

10. В качестве отзыва на телефонный звонок называю свою фамилию или организацию.

11. Во время продолжительного монолога собеседника по телефону время от времени подтверждаю свое внимание краткими репликами.

12. Завершая деловой разговор по телефону, благодарю собеседника и желаю ему успеха.

13. Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствует, спрашиваю, что ему передать, и оставляю записку на его столе.

14. Если во время разговора с посетителем звонит телефон, я, как правило, прошу перезвонить позже.

15. В присутствии сотрудников стараюсь говорить по телефону вполголоса.

16. Если собеседника плохо слышно, прошу говорить громче или перезвонить.

25 баллов и более – вы вполне владеете культурой телефонной беседы.

20-24 баллов – в целом, вы владеете искусством телефонного разговора, но есть еще резервы для совершенствования.

менее 20 баллов – целесообразно еще раз изучить правила.

Телефон – самый быстрый способ связи в современной жизни. Он позволяет решить многие деловые проблемы, установить контакты без непосредственной встречи. Однако телефон может стать и настоящим бедствием, если не уметь им пользоваться, пренебрегать правилами делового общения.

Из всех видов переговоров самыми сложными являются переговоры по телефону. Специфика телефонного общения определяется прежде всего фактором дистантности общения.

Собеседники не видят друг друга, поэтому из всех паралингвистических факторов в телефонном общении остается только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Таким образом, интонация делового телефонного разговора значима не менее, чем содержание речи. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику. Психологи утверждают, что если есть расхождения между содержанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию.

Подсчитано, что каждый телефонный разговор длится 3-5 минут, а так как руководитель разговаривает по делам 20-30 раз в день, значит, в общей сложности несколько часов. Поэтому, прежде чем звонить, продумайте, о чем вы хотите сообщить или какие сведения вам нужно получить, ясно и четко сформулируйте свой вопрос.

Подсчитано, что во время телефонного разговора треть времени уходит на паузы между словами и выражение эмоций, это и формирует нечеткость фраз. Недоговоренность и не позволяет сэкономить время.

Интересно, что мужчина и женщина ведут телефонные переговоры по-разному. Более того, если разговаривают мужчина с мужчиной или женщина с женщиной, то они перебивают друг друга одинаково часто, но когда разговаривают мужчина и женщина, то мужчина перебивает женщину в два раза чаще. Мужчины сосредоточиваются больше на содержании разговора, женщин привлекает сам процесс общения, они тоньше воспринимают нюансы разговора, оценивают собеседника не только как «передатчика информации», но и как человека.

Следует иметь в виду и еще одну особенность мужского телефонного разговора. Оказывается, мужчины слушают внимательно лишь 10-15 секунд, а потом они начинают анализировать ситуацию и уже готовы прервать разговор, сделать выводы.

Излишняя вежливость в телефонных разговорах неуместна. «Будьте добры, попросите, пожалуйста, если вам не трудно…» — такие церемонии ни к чему. Это затягивает разговор, вызывает раздражение.

Если вы договорились о телефонном звонке но не уверены, что о вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Тем самым вы избавите собеседника от ненужного «вступления», во время которого он будет судорожно вспоминать, кто вы и о чем он с вами договаривался.

Кстати, как правильно сказать: «Вам звонят» или «Вам звонят»? рекомендуется: звонят, позвоните, позвонят.

Перед каждым звонком ответьте самому себе на три вопроса:

· Имеется ли острая потребность в разговоре?

· Обязательно ли знать ответ партнера?

· Нельзя ли встретиться с партнером лично?

Какой вопрос лучше всего решать по телефону?

· вы хотите быстро сообщить или получить определенные сведения;

· вам надо выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;

· вам надо уточнить, остается ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то;

· вам надо сообщить партнеру об изменении ситуации;

· вы договорились с кем-то о телефонном звонке.

С 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается.

Выражения, которых следует избегать

Такой ответ подрывает доверие к вам и вашей фирме. Лучше попросить разрешения подождать и уточнить необходимую информацию, например: «Разрешите, я уточню это для вас»

Мы не сможем этого сделать

С помощью такой фразы вы можете потерять клиента или партнера. Попытайтесь найти возможное решение проблемы собеседника. Думайте о том, что можно в этой ситуации сделать, а не о том, чего нельзя

Подождите секундочку, я скоро вернусь

Говорите правду, когда прерываете разговор: «Для того, чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете ли подождать или позвольте я перезвоню», запишите номер телефона

«Нет» в начале предложения не способствует конструктивному решению проблемы. Используйте приемы, не позволяющие клиенту или партнеру ответить «нет», например: «Мы не в состоянии выплатить вам компенсацию, но готовы предложить дополнительную услугу. Это вас устроит, ведь так?»

Источники:
Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура
В материале приводятся образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения
https://speakenglishwell.ru/delovaya-perepiska-na-anglijskom-primery-pisem-frazy-struktura/
Деловая этика общения
Какую бы вы должность не занимали, деловая этика, в первую очередь, предполагает уважение к любому сотруднику. Если вы начальник, то уважайте своих подчиненных, если вы подчиненный, то относитесь с уважением к начальнику и коллегам. Это правило также должно распространяться и на работников других фирм, с которыми вы сотрудничаете.
https://www.syl.ru/article/166804/new_delovaya-etika-obscheniya-etika-i-etiket-delovogo-obscheniya
Тема 14
Хочешь быть умным, научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать. Тест «Культура телефонного общения» В тесте
http://www.aup.ru/books/m161/14_2.htm

(Visited 24 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Как жить одинокому человеку Как жить одинокому человекуЧто такое одиночество и почему человек среди… (1)

Гипноз альфа центр отзывы Отзывы О Регрессивном Гипнозе, Регрессивный Гипноз Отзывы, Отзывы регрессия, Оставить… (1)

Как проучить девушку которая врет Как наказать девушку: примеры правильных наказаний С помощью наказания воспитывают… (1)

Как пройти собеседование на администратора Как пройти собеседование без опыта работы?Как же удержать семейный бюджет… (1)

Письмо девушке чтобы она заплакала Письмо девушке чтобы она заплакала Иногда между тобой и счастьем… (1)

COMMENTS