Образец бизнес письма

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.

Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.
  1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
  2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
  3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
  4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.

Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).

В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.

  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль(основной текст послания) – в центральной части письма.
  • Заключительная фраза(выражение благодарности и дальнейших намерений).
  • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.
  • Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

    1304 Sherman Ave.

    3597 43rd Street

    New York, NY 12008

    With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.

    I would also like to know about discounts that you provide.

    От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин

    Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008

    Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике

    не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.

    Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

    Менеджер по продажам

    Теперь подробнее остановимся на элементах.

    Обращение или приветствие должно выглядеть так:

    Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателя

    Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата

    Dear Frank, — если человек вам знаком

    Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

    Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

    Kind regards, — С уважением…

    Yours faithfully, Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

    Yours sincerely, — если имя Вам известно

    Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

    Вот для примера некоторые типовые фразы:

    It is very kind of you to— очень любезно с Вашей стороны

    We apologize for — Мы приносим свои извинения за

    Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

    According to – В соответствии с

    In case – В случае

    As you requested – По Вашей просьбе

    Until now – До сих пор

    With reference to your – Относительно Вашего

    Unfortunately – К сожалению

    We enclose – Мы прилагаем

    We are sorry – Мы сожалеем

    Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

    Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

    We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

    With best regards — С наилучшими пожеланиями

    With respect – С уважением

    With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

    With best wishes — С наилучшими пожеланиями

    Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

    На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

    Mr Robert Brown

    Great Britain WC37TР

    1304 Sherman Ave.

    24 September, 2015

    Dear Mr Stewart

    Thank you for sending us your resume.

    We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/

    Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

    Уважаемый Г-Н Стюарт

    Спасибо за отправку нам резюме.

    Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

    Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

    Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

    Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

    Подписывайтесь на новые порции английского.

    Всем пока! Берегите себя!

    Фразы английского языка, которые обрекут вашу деловую переписку на успех

    Application letters — примеры деловых писем о приеме на работу на английском языке

    Что такое бизнес-курс английского? Книга для самостоятельного изучения

    Письмо о приеме на работу (Acceptance letter) на английском языке

    Привет! Меня зовут Лиза.

    Дорогой друг! Я приветствую тебя на своем блоге по изучению английского языка Liza’s English. Здесь каждый сможет найти для себя много полезного и занимательного: советы, подсказки, материалы и даже больше. приятное общение и времяпрепровождение! Английский — это не только необходимо, это увлекательно и просто, если изучать его вместе со мной! Прошу в гости!

    Фраза дня

    Покупаем выгодно!

    Популярные статьи

    Копирование материалов с сайта возможно только после письменного разрешения автора и при наличии активной ссылки на источник

    Пример текста коммерческого преддложения партнерам

    Образец текста делового предложения сотрудничества от виртуальной концертной кассы потенциальным контрагентам для реализации билетов через интернет-магазин продажи билетов на мероприятия. Минимум данных о компании компенсировано качественным изложением предмета сделки, льготными условиями сотрудничества и грамотным деловым обращением к партнерам. Текст предложения предназначен для адресной рассылки на бумажных носителях или личного вручения после перговоров. Показан фрагмент текста.

    Платные услуги

    Без минимальной информации о деятельности фирмы равноправно участвовать в сделках сложно.

  • Как составить универсальный презентационный текст для компании на все случаи?

  • Особенности составления устных корпоративных выступлений руководителей.

    Презентация — продукт индивидуальный. Для стандартных случаев базовые расценки »

    Особые случаи ценообразования здесь »

    Источники:

    Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами
    Хотите освоить навык письменного общения с партнерами? заходите и найдите: типы писем, структуру, образцы, готовые клише и выражения, которые помогут вам в этом
    http://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/osobennosti-i-tonkosti-podgotovki-delovyh-pisem-na-anglijskom-yazyke-s-primerami.html
    Пример текста коммерческого преддложения партнерам
    Образец текста делового предложения о сотрудничестве потенциальным партнерам об оказании услуг реализации билетов.
    http://prtxt.ru/primkp5.html

    (Visited 1 times, 1 visits today)
  • Популярные записи:

    Если мужчина обижается значит любит Если мужчина обиделся Спросите у любого мужчины, что его может… (5)

    Как красиво ответить на игнор Игнор - лучший способ привязать к себе человека? Что ты… (5)

    Что подарить парню с которым только начались отношения Что подарить парню: оригинальные и романтичные подарки на месяц отношений… (5)

    Посмотри ей в глаза куда она отведет взгляд Женские заблуждения: посмотри мне в глаза Пристальный взгляд — это… (5)

    Письмо девушке на расстоянии Любовное письмо девушке в прозе – в разлуке или на… (5)

    COMMENTS