Общение по телефону — правила и особенности общения с клиентами

Как правильно продавать по телефону: психология продаж, телефонный этикет, примеры и правила разговора

  • 17 Октября, 2018
  • Торговля
  • Ksenga

Вы занимаетесь продажами? Тогда вам просто необходимо освоить технику холодных звонков. Как правильно продавать по телефону? Существует множество различных способов это делать. Но есть несколько очень полезных советов, которые вам просто необходимо взять на вооружение. Какие они? Читайте ниже.

Внимание на голос

Задаетесь вопросом, как правильно продавать товар по телефону? Первое, что нужно знать любому хорошему продавцу, так это тот факт, что решающую роль в том, продадите вы товар или нет играет ваш голос. Если вы будете вести себя уверенно и верить в качество того, что вы продаете, покупатель будет заинтересован. Если же вы будете сбиваться, стесняться и мямлить, с вами долго разговаривать не станут. Поэтому перед тем как набрать телефонный номер, прочистите горло, выпейте глоток воды и соберите уверенность в себе. Говорить нужно спокойным размеренным голосом человека, который не привык получать отказы. Вы должны на протяжении всего разговора поддерживать заданный изначально темп речи. Не стоит скакать по тональности вверх или вниз. Нужно держать золотую середину. Будьте спокойны. Ничего страшного с вами не произойдет даже в том случае, если вы потерпите фиаско. У вас еще множество вариантов того, как вы сможете устроить свою жизнь. Поэтому не отчаивайтесь и не накручивайте себя. Воспринимайте любой телефонный звонок как возможность набраться опыта. Он никогда не бывает лишним.

Сценарий разговора

У вас нет большого опыта продаж? Тогда вам следует написать себе сценарий своих действий. Например, как правильно продать билет по телефону? Если вы ни разу не продавали билеты, вы будете сбиваться, теряться и, в конце концов, будете нести какую-нибудь чушь. Чтобы этого не произошло, следует подходить более разумно к вопросу продаж. Вам нужно по пунктам расписать, что и когда следует говорить. Прописывать все фразы не нужно, следует только спланировать, что и после чего говорить. Разберем на примере. Как продавать правильно по телефону билет?

  • Поприветствуйте собеседника.
  • Поинтересуйтесь, с кем вы разговариваете. Если этот человек секретарь, то сразу просите чтобы вас соединили с руководителем отдела или же с директором.
  • Представьтесь еще раз и быстро расскажите, зачем вы звоните.
  • Узнайте о потребностях потенциального клиента.
  • Предложите свои услуги или услуги своей компании.
  • Отработайте возражения.
  • Договоритесь о личной встрече или же о подписании договора.
  • Попрощайтесь.

Помните о том, что план – это не что-то нерушимое. Это записанные вами ваши действия, которые должны привести вас к желаемому результату. Вы можете время от времени нарушать самостоятельно писаные законы. Но помните, что слишком часто выходить за рамки и прыгать через несколько пунктов не стоит. Просто имейте в виду, что вы можете корректировать план на ходу.

Скажите нет шаблонам

Если вы не знаете, как правильно продавать по телефону услугу и ищете волшебную пилюлю, то вы вскоре огорчитесь. Нет универсального способа кому-то что-то продать. Несмотря на то что существует множество различных сценариев, нужно понимать, что каждый человек индивидуален и к каждой персоне нужно искать свой подход. Если у вас это получится, считайте, вам повезло. Нужно воспринимать каждый телефонный звонок, как уникальный опыт. Не делите клиентов на типажи. Все они изначально разные. Постарайтесь сразу проникнуть в тонкое душевное устройство персоны и понять, что для человека в этой жизни является важным, а что персона считает второстепенным. Правильная продажа по телефону – это громадный разговор продавца, который не настаивает на приобретение, а заставляет клиента поверить в то, что услуга или товар человеку жизненно необходимы. Именно в этом случае покупатель не только сам купит у вас предлагаемую ему продукцию, но также пригласит к вам в кампанию своих друзей, которые тоже совершат покупки.

Как продать товар по телефону? Ни в коем случае не используйте шаблонных фраз. Если человек слышит, что вы разговариваете по брифу, он может без объяснений положить трубку. Чтобы этого не произошло, перекладывайте сухие фразы на живой язык. Так они будут звучать не только убедительней, но еще и естественней.

Приветствие

Продажа во время звонка по телефону – это частое явление в современном мире. Освоить это искусство может каждый. С чего начать звонок? С приветствия. Будьте искренне и доброжелательны. Поздоровайтесь с человеком, с которым разговариваете и представьтесь ему. Попросите, чтобы персона, которая говорит с вами, тоже назвала свое имя. Так вы сможете легко определить, с кем вы говорите. Так как каждый сотрудник крупной компании после имени всегда добавляет должность. После первого знакомства, если вы попали на нужного вам человека, вам следует перехватить инициативу. Ни в коем случае не молчите, иначе персона на том конце трубки поймет, что вы волнуетесь, и постарается повести диалог так, как удобно ей. Если вы действительно хотите разобраться в вопросе, как продавать товар по телефону, то вам нельзя выпускать инициативу. Не давайте человеку возможности говорить тогда, когда вам это не нужно. Вы дадите персоне время высказаться, но оно наступит позже.

Разговор с лицом, принимающим решения

Нет смысла тратить свое время на разговоры с секретарями и младшими сотрудниками фирмы. Если вы хотите понять, как по телефону предлагать товар и делать это качественно, вам следует сразу добиться разговора с лицом, принимающим решения. Не бойтесь разговаривать с начальниками и руководителями. Несколько минут разговора с ними будут намного продуктивнее получасовой дискуссии с секретарем. Зачем объяснять человеку суть вашего предложения о поставках, если персона лично не заинтересована в улучшении развития предприятия. А директор всегда хочет урезать издержки и расширить масштаб производства. Поэтому с ним можно поговорить на интересующую вас и его тему.

Как преодолеть барьер секретаря? Очень просто. Перед звонком вам нужно выяснить, как зовут директора и его заместителя. Дозвонившись в компанию и попав на секретаря, вам следует представиться, а затем попросить соединить вас с директором. Желательно, назвать лицо, принимающее решение по имени и отчеству. В этом случае секретарь может не задать вам вопросов, с какой целью вы звоните и что именно хотите предложить. Все эти нюансы вы будете рассказывать директору. Так что перед звонком не ленитесь делать подготовительную работу.

Разрешение на разговор

Если у человека, с которым вы будете разговаривать, стоит запись звонков, то вам следует начать разговор с вводной фразы, которая будет своеобразным разрешением персоны, что она сейчас слушать вашу рекламу. Такую вводную фразу желательно говорить всегда, ведь вы точно не будете знать, стоит запись звонка у вашего оппонента или нет. Как продать по телефону? Прежде чем переходить к сути вашего звонка, спросите, удобно ли человеку разговаривать. Возможно, директор будет находиться на совещании или на планерке, и вы со своим звонком никак не вписываетесь в планы персоны. Подобный вопрос покажет вашу вежливость, а также станет разрешением на разговор. В случае если персона впоследствии вскрикнет: «Да вы опять мне что-то хотите прорекламировать, я на вас в суд подам!», вы можете не пугаться такой фразы. Человек лично подтвердил свое желание продолжить с вами общение. Эта маленькая хитрость поможет вам избежать крупных проблем с законом.

Точки соприкосновения

Хотите расположить к себе клиента с первой фразы? Тогда вам нужно будет подготовиться к разговору. Как продать по телефону? Предварительно посмотрите историю создания фирмы, в которую вы звоните. Выпишите всю информацию, которую посчитаете важной, а затем, промониторьте сайт. После этого вы можете смело звонить директору со своим предложением. Как будет выглядеть ваш диалог?

– Добрый день, Анатолий Сергеевич. Вас беспокоит Иван Федорович из транспортной компании. Вы занимаетесь производством и сбором бытовой техники уже на протяжении 10 лет, верно?

– У вас уже есть налаженная система сбыта своего товара в различные города, но вы так давно работаете со своими курьерами, что не знаете ситуацию цен на рынке. Я вам могу предложить лучшие условия.

На этом этапе вы должны заинтересовать клиента и показать ему, что вы в курсе не только того, чем занимается фирма, то также вы осведомлены о том, как идут дела у компании. Подобные фразы сильно действуют на людей. Они заинтересовываются предложением, которое автоматически им кажется выгодным.

Немного о компании

Когда вы заинтриговали своего слушателя, удержать его внимание будет легко. Но помните о том, что магия продлится не больше двух минут. За это время вам нужно успеть сделать небольшую, но емкую презентацию своей компании. Расскажите, как давно на рынке ваша компания, а также чем она занимается, кого обслуживается и какими своими успехами гордится. Чтобы понять, как продавать по телефону, нужно быть психологом. Человек всегда доверяет тем фирмам, которые могут дать ссылки на рекомендации своей кандидатуры. Причем вряд ли кто-то будет проверять подобную информацию. Но врать все же не стоит. Если вы сказали, что сотрудничаете с «Газпромом», то вы должны были хотя бы раз получить от этой компании заказ.

Делая презентацию, обратите внимание клиента на сильные стороны компании. Расскажите о преимуществах, но рассказывайте не только о них. Если вы будете на протяжении двух минут говорить о том, какие вы хорошие, вам никто не поверит. Порочить себя тоже не следует, а вот перечислить свои награды и благодарственные письма можно. А также если у вашей компании есть чем еще гордиться, можете озвучить подобные факты.

Дайте клиенту выговориться

Когда вы рассказали о своей фирме, дайте возможность клиенту рассказать о своей компании. Каждый человек любит свое детище и ему нравится говорить о том, чем он занимается. Хотите узнать, как продавать по телефону? Научитесь слушать и слышать людей. Когда человек будет рассказывать о том, что он уже имеет поставщиков, то вы тонко можете намекнуть на то, что нет идеальных компаний. Пусть потенциальный клиент расскажет вам о проблемах, которые есть у него с нынешней фирмой, которой он сотрудничает. Если этих проблем много, то вы автоматически найдете что предложить. А вот если персона всем довольна, вам будет сложно найти минусы у компании. Поэтому постарайтесь уделять большое внимание на то, на что ставит акценты персона, разговаривающая с вами. Если человек много говорит о деньгах, значит, вам следует впоследствии предложить персоне небольшую цену за свои услуги. Если для персоны важно, чтобы все было сделано в срок, вам нужно будет упомянуть, что вы все делаете вовремя, и в случае какой-либо задержке будете возмещать персоне ущерб. Конечно, вся информация должна быть правдивой. Если вы можете взять на себя ответственность за то, что ваши обещания не пустые, то давайте их. А если вы не можете этого делать, то не стоит начинать сотрудничество со лжи.

Знакомство с предпочтениями клиента

Внимательно слушая человека на этапе, когда он вам рассказывал о себе и о своих потребностях, вы могли усвоить много необходимой информации. На следующем этапе вам следует уточнить, правильно ли вы поняли клиента. Поэтому задавайте персоне такие вопросы, как: я так понимаю, что в вашем офисе проведен интернет, но цена за услуги вашего провайдера очень завышена, вы с этим согласны? Всегда задавайте открытые вопросы, чтобы клиент мог подтвердить ваши слова. Как продать по телефону? Пример диалога может быть такой:

– Алексей Борисович, у вас большая компания, управлять всеми сотрудниками очень сложно. Но тем не менее вы хотите быть в курсе дел каждого отдела?

– Тогда вам просто необходимо подключить видеонаблюдение в каждом отделе, чтобы вы могли быть в курсе, хорошо ли работают ваши сотрудники.

– Вы думаете, качество работы людей повысится, если они будут знать, что за ними наблюдают?

– Конечно. Этот факт могут подтвердить многие руководители фирм, которые уже стали нашими клиентами.

Продавец всегда должен помогать клиенту осознать одну простую истину: ему будет трудно жить без ваших услуг или же без вашей продукции. Вы не предлагаете человеку товар, вы продаете ему уверенность в том, что приобретя вашу продукцию, его фирма станет развиваться и расти.

Персональное предложение

Все люди любят, когда к ним ищут индивидуальный подход. Вы ищите способ, как продать по телефону? Примеры фраз, которые помогут вам это сделать будут такими:

  • Для компаний, которые занимаются грузовыми перевозками, у нас есть специальная акция, которая поможет вам экономить на мойке вашего транспорта.
  • Если вы подключите интернет от нашей компании до конца недели, то вы получите оборудование для всего офиса совершенно бесплатно.
  • В вашем районе сегодня действует специальное предложение, если вы закажите тренинг по продажам для своих сотрудников, мы сможем в качестве бонуса отработать секретные приемы убеждений, которые помогут вашим людям не только продавать лучше, но и с легкостью входить в доверие к любому клиенту.

Подобные предложения выглядят очень заманчиво. Если их удачно сделать в тот момент, когда клиент будет решаться на ваше предложение, то вам даже не придется отрабатывать возражения. Руководитель будет куплен вашим вниманием и заботой, а также деловой человек будет бояться упустить возможность получить что-то бесплатно. Ведь если он не решится на ваше предложение сейчас, впоследствии бонусов он уже не получит.

Отработка возражение

Когда вы рассказали все, что могли, ваша задача, удержать внимание клиента и не дать ему сорваться. Персона может начать раздумывать над тем, что ей не хочется совершать какие-то лишние телодвижения для того, чтобы получить незначительную выгоды. Как правильно продавать по телефону? Вам нужно отрабатывать возражение. Человек может долго и пространственно размышлять на тему, нужны ему ваши услуги или нет. В итоге руководитель сделает какой-нибудь вывод. И если этот вывод будет отказом, то персона озвучит вам какую-то неестественную причину, которую считать дельной никак нельзя. Пример телефонной продажи с отработкой возражений будет следующий:

– Мне нравится ваше предложение, но, к сожалению, у меня сейчас нет времени менять транспортную компанию.

– А чего вы боитесь? Наши курьеры – профессионалы своего дела. Они с легкостью заменят ваших текущих людей и смогут делать их работу в разы эффективней.

– Да, но на то, чтобы документально оформить договор с вашей компанией, нужно много времени.

– Наш юрист приедет к вам завтра утром и заключит договор меньше чем за полчаса.

Вам нужно отрабатывать возражения до тех пор, пока клиент не поймет, что вы можете решить любую проблему. И если вы сможете убедить в этом руководителя, считайте, вы уже продали свой товар.

Нет фразе: я подумаю

Хотите, чтобы у вас не было продаж? Такого итога разговора не ждет ни один человек, который занимается холодными звонками. Как правильно продавать по телефону? Нужно научиться отрабатывать фразу: «Я подумаю». Ни в коем случае на этой ноте не заканчивайте разговор. Если предложение человеку нравится, он вам открыто об этом скажет. Если персону что-то не устраивает, то она скажет вам: я подумаю. Поэтому, когда ваш собеседник будет объявлять о том, что ему нужно время, скажите, что его нет. Загоняйте человека в жесткие рамки и не позволяйте менять правила своей игры. Если вы хотите, чтобы персона как-то определилась, сделайте ей предложение, от которого невозможно будет отказаться. Тогда у человека не будет выбора и ему придется согласиться.

«Я подумаю» – это фраза, которая говорит, что ваше предложение человеку не подошло. Если вы слышите подобные слова раз за разом, значит, вам следует работать над собой и над своим способом вести телефонные переговоры. Прямые отказы при звонках люди делают редко. А вот говорить: «Я подумаю» они могут часто. Не давайте персонам такой возможности. Если человек произносит такую фразу, воспринимайте ее как очередное возражение и старайтесь его отработать.

Прощание

Как правильно продавать по телефону, вы поняли. А как следует завершить разговор? Нужно пожелать своему собеседнику всего доброго, сказать спасибо за уделенное время, а также рассказать, что персона не пожалеет о принятом положительном решении. Скажите, что вы знаете о том, что ваше сотрудничество будет плодотворным и продлится долго. Не нужно проявлять бурной радости, иначе клиент может подумать, что он является вашим последним шансом. Тон разговора должен оставаться одним от начала, до конца беседы.

Общение по телефону - правила и особенности общения с клиентами
fin-az.ru

Общаемся с клиентом: лучшие советы и типичные ошибки

Екатерина Папаценко, копирайтер-фрилансер, написала для блога Нетологии подробную колонку о том, что можно и нельзя говорить клиентам — с примерами.

Большая часть общения с клиентом в интернете строится через письменную речь. Клиенты судят о вас по статьям, переписке в социальных сетях, рассылкам, отзывам и ответам на них. Одна неверная фраза может оттолкнуть покупателя. В статье расскажу, какие фразы лучше не говорить клиентам, а какие помогут вам завоевать их доверие.

Общение через рассылку

Люди, подписавшиеся на вашу рассылку, заинтересованы в интересном контенте от компании. Ваша задача — понять, чего они ждут и дать это. Используйте сегментацию, чтобы отправлять максимально персонализированные предложения, не навязывайтесь, не увлекайтесь излишним креативом. Поставьте на первое место смысл, краткость и понятные тексты.

Запугивать

«Без красоты настроение женщины вянет и она перестаёт быть похожей на женщину. Из-за этого она перестаёт нравиться мужчинам. Ее чары увядают. На работе тоже дела не идут в гору. В общем, хорошего мало. Советуем вам воспользоваться нашими скидочными предложениями как можно скорее. Заходите на сайт и покупайте с дисконтом до 70%.
Удачи, Аллочка!»

Отвлекать длинными разговорами

«Сегодня важный день для всех наших сотрудников. Пять лет назад компания была основана директором Михаилом Прилипином, потому что он мечтал одевать женщин в красивую одежду…»

Фамильярничать

  • «Наша дорогая Аллочка, специально для вас мы подготовили скидки на коллекцию белья «Серж Антонио”».

Провоцировать

«Вы давно у нас ничего не покупали. Забыли о нас? Может быть, не хватает денег?»

Проявлять неуважение

«Вы должны понимать, что каждая женщина обязана быть красивой».

Говорить по делу

«Здравствуйте, Алла.
В магазине “Аксо” мы подготовили скидки для постоянных клиентов в размере от 20 до 70%».

Предлагать продукты по интересам

«Вы покупали у нас белье марки “Серж Антонио”. Вчера вышла новая коллекция, предлагаем на неё скидки в размере 20%. На предыдущие модели мы сбросили 30–70% стоимости. Также есть скидки на итальянское белье похожего кроя, посмотреть можете здесь».

Быть полезными

«Напишите онлайн-консультанту на сайте, и мы поможем подобрать подходящую модель. Вы также найдёте полезную информацию в нашей статье “Тренды в нижнем белье в 2018 году”.
Хорошего дня, Алла!»

В первое время можно использовать шаблоны писем, чтобы ничего не забыть и не ошибиться. Ниже я привела примеры типичной структуры, которые можно использовать как чеклист при составлении собственных предложений.

Шаблон индивидуального предложения клиенту

  1. Приветствие.
  2. Ценностное предложение.
  3. Обоснование ценности для клиента.
  4. Предложение помощи и призыв к действию.

Шаблон акционного предложения клиенту

  1. Приветствие.
  2. Ценностное предложение.
  3. Описание преимуществ акции и призыв к действию.
  4. Предложение дополнительной полезной информации.

Шаблон рекламного предложения клиенту

  1. Приветствие.
  2. Выражение благодарности клиенту.
  3. Рекламное предложение.
  4. Описание, как он может воспользоваться предложением.
  5. Призыв к действию.

Общение с клиентами в отзывах

Главное правило общения в отзывах — не обижаться на критику. Обида делает вас уязвимым в глазах целевой аудитории. Вы сможете сохранить самообладание, если будете помнить, что критика редко бывает объективной. Клиент всегда останется клиентом, ему незачем вас жалеть. Вам же важно спокойно и доброжелательно объяснить ситуацию, не скатываясь в оправдания и обвинения.

Спорить

«Здравствуйте, Александра.
При всем уважении не можем с вами согласиться, что в клинике было грязно. В тот день шёл дождь, много людей, некоторые из них без бахил и поэтому кое-где были следы, но грязи в нашей клинике мы не допускаем. Это наш ключевой принцип работы».

Обвинять

«Вы обвинили нашего администратора в том, что он плохо справляется со своей работой, а именно: следит за чистотой. В то время как он старался обслужить как можно больше людей. Вы к нам предъявляете претензии, а сами не без греха».

Учить жизни

«В следующий раз, прежде чем судить, подумайте о том, что мы спасаем жизни. Расставьте приоритеты в оценках. Всего доброго!»

Выразить понимание

«Здравствуйте, Александра.
Мы очень сочувствуем вам. Прекрасно понимаем, что неприятно провести полчаса в неидеальной чистоте. Это действует на нервы и заставляет усомниться в компетентности врачей в поликлинике.»

Предложить решение

«Мы сожалеем, что причинили вам дискомфорт. Хотим предложить 20% скидку на посещение любого врача.»

Объяснить

«В день вашего посещения к нам пришло много пациентов — так часто бывает в 10−12 числах каждого месяца, но в тот день поток людей был большим без определенной на то причины. К сожалению, мы не могли предположить, что не хватит бахил: прогноз погоды на тот день был хорошим, а посещаемость ожидалась меньшая. По несчастливой случайности запас бахил закончился именно в этот день, поэтому пришлось разрешить нескольким посетителям войти без них — мы не можем отказать пациенту в лечении. С сегодняшнего дня мы увеличили запасы бахил вдвое. Подобной ситуации больше не произойдет.
Будьте здоровы!»

Общение с клиентами в социальных сетях

Человек приходит в социальные сети развлечься. Подписываясь на контент компании, он проявляет потенциальный интерес. Но это не означает, что он собирается принимать важные решения, не покидая социальную сеть. Поэтому все общение в таких каналах старайтесь вести между делом: деликатно и тонко. Если завязался диалог — отвечайте быстро. Не ждите, пока клиент переключится на что-то другое.

Быть чересчур официальным

«Наша группа открылась. С сегодняшнего дня мы будем публиковать контент о нашей Компании. Предлагаем Вашему вниманию новости Компании, акции, скидки и бонусные предложения. Будем рады видеть Вас в рядах активных участников».

Быть излишне настойчивыми

«Здравствуйте, Анатолий. Вы все ещё заинтересованы в туре по Италии? Мы видели ваше сообщение в группе “Туризм без границ” и хотим сделать классное предложение. — Здравствуйте. Пока нет. Но возможно, я вам напишу».

«Здравствуйте, Анатолий. Вы приняли решение? Наше предложение очень интересное. Вы не пожалеете!»

Делать шаблонные посты

Дать понять, что вы рядом

  • «Сегодня открылась наша группа. Теперь вы всегда можете написать нам ВКонтакте, и мы ответим в течение нескольких часов».
  • «Сегодня мы обновили интерфейс сервиса. Пишите, в комментариях, что вам нравится, а что нет».

Быстро информировать и отвечать

  • «Екатерина, всё узнаю и через 5 минут напишу вам в ЛС».
  • «Обо всех акциях смотрите по ссылке: …»
  • «Я подправил настройки. Дайте знать, всё ли получилось».

Продавать ненавязчиво

«Франция — замечательная страна. С точки зрения гастрономии Лион и весь юг самые интересные. Туристы на нашем сайте рассказывают много историй: как они впервые попробовали буйабес и как лавандовое печенье повлияло на их вкусовые пристрастия».

Общение через онлайн-консультанта

Главное правило — клиент не должен ждать. Возможно, у него проблемы с сервисом и он нервничает.

Быть непоследовательным

— Здравствуйте, у меня проблема! Я не могу подключиться к вай-фай. Телефон подключился (мне его в вашем офисе подключили), а компьютер не хочет.
— Здравствуйте, Михаил. Скажите, какую ошибку вы видите?
— Неправильный пароль.
— Окей. Но вы уверены в пароле, да?
— Да.
— Вы подключили кабель?
— Да.
— А роутер включили?
— Да.
— В какой разъем…?

Сомневаться в компетентности клиента

Вы не только можете ранить впечатлительного человека, но и затянуть процесс решения проблемы.

  • «Вы точно выбрали правильную сеть? Точно-точно?»
  • «Проверьте ещё раз пароль, который вы вводили».

Говорить шаблонными фразами

  • «Хорошо, Михаил. Я вас услышал».
  • «Мы очень ценим ваше время и перезвоним очень скоро».
  • «У нас всё под контролем».
  • «В нашей компании работают первоклассные специалисты. Мы приедем к вам максимум в течение двух часов и решим проблему».

Успокаивать
— Здравствуйте, у меня проблема! Я не могу подключиться к вай-фай. Телефон подключился (мне его в вашем офисе подключили), а компьютер не хочет.
— Здравствуйте, Михаил. Не волнуйтесь, я вам помогу. Сейчас все исправим. Скажите, какую ошибку вы видите?

Быть последовательным

— Неправильный пароль.
— Окей. Позвольте уточню несколько вопросов. Вы включили роутер в розетку?
— Да.
— Кабель тоже подключили?
— Да.
— Проверили язык, когда вводили пароль?
— Да.
— Хорошо. Возможно, произошла ошибка, и специалист выдал вам неправильный пароль. Скажите, с кем вы общались в офисе?
— С Антоном Петровым.
— Через пару минут он позвонит вам и сообщит правильный пароль.

Общие рекомендации

Кроме описанных выше принципов общения, полезно также помнить о правилах, которые актуальны для всех каналов коммуникации с клиентами:

  • Не стоит фамильярничать — это неуважительно и может обидеть клиента.
  • Не говорите шаблонными фразами — они настолько всем надоели, что уже воспринимаются как отсутствие заботы о клиенте и сильно раздражают, особенно в конфликтных ситуациях.
  • Попытайтесь понять клиента — даже если вам кажется, что он не прав; возможно, вы не знаете всей ситуации.
  • Помогайте.
  • Не навязывайтесь.

Общение по телефону - правила и особенности общения с клиентами
netology.ru

Общение с клиентом по телефону

Большинству из нас практически каждый день приходится общаться по телефону. Но грамотно поговорить с незнакомым человеком и добиться от него нужных действий – совсем не то же самое, что договориться с другом о встрече.

Чтобы вам было проще разобраться, как общаться с клиентом по телефону, мы подготовили подборку из 10 правил, которые применяем на практике сами. Читайте, пользуйтесь и зарабатывайте больше!

Правила общения по телефону с клиентами:

1. Продумайте план разговора.

Опытным профессиональным продавцам это может быть и не нужно, но если вы только начинаете свой путь, то иметь в голове и перед глазами поэтапный ход беседы очень полезно.

Скрипт общения с клиентами по телефону – текст, в котором отражены ключевые моменты разговора: ваши основные фразы и мысли, которые нужно донести, а также возможные ответы собеседника и варианты реакции на них.

2. Разговаривайте стоя и улыбаясь.

Это может показаться странным со стороны, но тело сообщает нашему мозгу определенные сигналы. Когда вы встаете, уровень бодрости в теле и голосе моментально повышается.

Когда искренне улыбаетесь – голос становится спокойнее и увереннее. Пользуйтесь этими простыми трюками, чтобы сделать общение по телефону с клиентом более приятным и эффективным.

3. Называйте собеседника по имени.

Это особый психологический прием, который помогает установить более глубокий уровень доверия. Звучание имени всегда вызывает у человека положительные эмоции. Когда вы обращаетесь к клиенту по имени, вы даете ему понять, что вам интересен именно он и его мнение. В такой обстановке достигнуть нужных договоренностей намного проще.

4. Будьте уверены в себе.

Легко сказать, но трудно сделать? Самый простой метод стать убедительнее – выбирать определенные слова для общения по телефону с клиентом. Старайтесь не использовать негативные формулировки.

Вместо «Я вам не помешал?» спросите «Вам сейчас удобно говорить?», вместо «Извините, а вы не сможете уделить мне пару минут?» скажите «Наша беседа займет буквально пару минут. Сколько вы сейчас тратите в месяц на рекламу?».

5. Тренируйтесь.

Вырабатывать навык правильных формулировок можно и нужно заранее. Объединитесь с коллегами в пары, где один будет общаться как клиент, а другой – как продавец. Попробуйте поговорить приближенно к реальной ситуации. Делайте это регулярно – и вы начнете замечать, что вам уже через несколько таких учебных отработок станет намного понятнее, как правильно общаться по телефону с клиентом.

6. Слушайте, что вам говорят.

Ситуации, когда собеседник отвечает нестандартно, а менеджер продолжает читать скрипт, выглядят комично. Научитесь выражать неподдельный интерес к проблемам человека – и ваша техника общения по телефону с клиентом моментально улучшится.

Например, когда вам говорят, что уже пользуются услугами аналогичной компании, это не повод «бить себя в грудь» и утверждать, что вы точно сделаете все лучше и дешевле. Это повод спросить мнение о качестве услуги нынешнего подрядчика, четкости сроков исполнения, уровне обслуживания и других деталях. Так вы сможете выяснить болевые точки и «закрыть» их, продав свою услугу или товар.

7. Работайте с возражениями.

Заранее продумайте, какие сомнения могут возникнуть на другом конце провода и как их развеять. Но имейте в виду, что работа с возражениями имеет смысл только в случае, когда человек потенциально заинтересован в вашем продукте или услуге.

Например, нет смысла предлагать SEO-продвижение предпринимателю, у которого офлайн-бизнес и нет сайта. Правильное общение с клиентами по телефону – это не только умение хорошо говорить, но и способность быстро понимать, поможет ли ваше предложение решить существующую проблему.

8. Следуйте своему сценарию, а не сценарию клиента.

Заданный собеседником вопрос всегда говорит об интересе. Но если, например, на вопрос «Сколько это стоит?» ответить прямо, то разговаривать больше будет не о чем, и вы ничего не узнаете о реальной ситуации клиента.

Намного выигрышнее будет сказать о том, что цена зависит от разных критериев, а потом задать несколько уточняющих вопросов. Так вы выясните больше информации, с которой потом сможете работать.

9. Назначайте время следующего созвона.

Поговорить с человеком и не условиться о контрольной точке – неправильно. Если вы наберете тот же номер через несколько дней при отсутствии договоренности об этом, человек может посчитать, что вы ему просто надоедаете с одним и тем же.

Психология общения с клиентами по телефону – тонкая штука. Когда вам дали согласие на повторный звонок, вести беседу в следующий раз намного легче.

10. Назначайте встречу, если находитесь в одном городе.

Шансов продать при личном контакте намного больше. По телефону ваше оружие – только голос. На встрече вы можете очаровать клиента своим обаянием, точнее понять мысли человека по поводу вашего предложения, больше выяснить про саму компанию и ее нужды.

Этика общения по телефону с клиентом – то, о чем ни в коем случае нельзя забывать. Если вы будете вести себя нагло и бесцеремонно, то все, что вы получите – это негатив в свой адрес и адрес компании, которую представляете. Для успешного взаимодействия с людьми важно найти баланс между уверенностью в себе и уважением к чужому личному пространству.

Как общаться менеджеру с клиентами по телефону — теперь не секрет для вас. Но, чтобы сделать успешным свое дело, нужно больше. Это только кажется, что путь предпринимателя находится где-то в параллельном мире. На самом деле все рядом.

О том как создать постоянный поток клиентов в бизнес с помощью социальных сетей и силы интернета мы рассказываем на открытой онлайн-встрече.

Общение по телефону - правила и особенности общения с клиентами
union-sp.ru

Основные правила телефонного общения

Телефонный разговор – это более сложный процесс коммуникации, чем личное общение. Собеседник не видит того, с кем разговаривает, а значит, не может считывать важные визуальные составляющие беседы – позу, взгляд, настроение. Все, на что опирается человек – это голос и само содержание беседы.

Разговор по телефону основные правила

Один и тот же телефонный разговор можно провести в разных ключах. Неподготовленные люди тратят большое количество времени на обсуждение того, что можно решить за пару минут.

Звоня другому человеку, мы лишь предугадываем где он находится и чем занят. Хотя собеседник на самом деле может не располагать ни временем, ни желанием для разговора, а потому процесс коммуникации получится непродуктивным.

Если ваш собеседник, заказчик или контрагент поймет, что вы не можете быстро и эффективно решать вопросы на расстоянии – это испортить деловые отношения. Поэтому к звонку, особенно если он осуществляется по работе, следует подходить ответственно и подготовиться заранее.

Перед тем как позвонить помните несколько важных деталей:

  • Каким бы ни был важным, срочным и серьезным предмет разговора – не впадайте в панику. Человек на другом конце провода поймет, что вы находитесь во власти эмоций, а в таком состоянии очень просто совершить ошибку, дать невыполнимые обещания, допустить неприемлемые выражения и просто не суметь добиться того, что вам нужно.
  • Оставайтесь доброжелательным и собранным. Голос не должен звучать грубо, монотонно, скучно. Покажите, что вы заинтересованы в человеке и искренне участвуете в его вопросе.
  • Слушайте внимательно, не перебивайте и запоминайте информацию. Если не можете запомнить сразу все детали – положите перед собой лист бумаги и записывайте важные моменты. Люди не любят повторять то, что они только что вам рассказали. Еще больше они не любят, когда их перебивают.
  • В любом спорном вопросе есть две стороны и две точки зрения. Относитесь к этому с уважением и дайте человеку донести свои мысли и доводы.
  • Говорите внятно. Не нужно повышать голос, просто четче выговаривайте слова, если собеседнику вас плохо слышно.
  • Составьте план диалога. Это поможет «вести» собеседника по нужной траектории, а также избавит его от лишней дублирующей информации. Если вы что-то уже сказали, не стоит повторять это по многу раз, иначе человек собьется и потеряет нить беседы.

Помните, что глобально все звонки делятся на две категории, от которых зависит стиль общения:

  • Теплые звонки. Это коммуникация с важными или просто постоянными клиентами. Вы уже общались ранее и состоите в деловых отношениях. В этом случае допустимо создание непринужденной атмосферы.
  • Холодные звонки. Это первичные или краткосрочные контакты. В таком случае информация передается строго и по делу. Даже если вас рекомендовали человеку, не следует в первом же диалоге вести себя как приятель и обсуждать посторонние темы. Клиент должен увидеть в вас профессионала, а не балабола.

Правила разговора по телефону

Любой телефонный разговор делится на три этапа:

  • приветствие;
  • основная часть;
  • завершение беседы.

В приветствии следует придерживаться следующих принципов:

  • Поздоровайтесь.
  • Представьтесь. Не используйте фраз, связанных с негативными эмоциями, к примеру, «вас беспокоит», «вас тревожит» и прочих подобных выражений.
  • Уточните, удобно ли вашему собеседнику разговаривать в данный момент. Человек может быть занят, и если вы начнете сразу выливать информацию, то получите негатив в ответ.
  • Если человек занят, то уточните, в какое время ему удобно будет говорить. Согласуйте точное время следующего звонка, так, чтобы и вы смогли с ним связаться, и ему было удобно.
  • Перезванивайте в строго оговоренное время и не откладывайте этот вопрос. Если вы сказали, что позвоните – вы должны это сделать. Чтобы не забыть обозначенное время, поставьте себе напоминание в телефоне.
  • Если вы уже имели теплое общение с человеком раньше, то уместно сказать пару нейтральных фраз, уточнить, как у него дела, но без фанатизма. Помните, что вы звоните по делу, а не ради приятельской беседы. Не следует задавать посторонних вопросов про погоду, вчерашний счет в матче или последние политические события в стране.

Правила ведения основной части разговора:

  • При любых отношениях между вами и собеседником старайтесь перейти к сути звонка как можно скорее.
  • Помните, что беседа должна быть короткой и продуктивной. Ориентируйте потратить на нее не более 4-5 минут. Если вы знаете, что разговор предстоит длинный – назначайте личную беседу.
  • Свяжите предмет разговора с началом общения. Переход к сути дела должен быть уместным. Придумайте интересный вопрос, который поможет плавно переключиться к сути дела.
  • Внимательно выслушивайте человека и задавайте уточняющие вопросы. При этом запоминайте полученную информацию, а лучше всего – записывайте.
  • Если вам нужно отвлечься, чтобы уточнить какой-то вопрос, отойти в соседний отдел или найти информацию – всегда используйте функцию «удержания» человека на линии. Так он не будет слышать то, что происходит вокруг вас. Перед этим уточните, удобно ли собеседнику подождать, а после поблагодарите за ожидание.
  • Подстраивайтесь под темп речи собеседника. Если человек говорит медленно, а вы в ответ будете говорить быстро, он может не понять половины сказанного и станет постоянно просить вас повторять информацию. Если же слышно, что человек торопится и быстро решает вопросы – делайте так же. Не затягивайте ответ, не «мычите» в трубку. Говорите четко и ясно.

Правила завершения беседы:

  • В конце разговора кратко подытожьте результаты беседы, договоритесь о дальнейших действиях (повторный звонок, письмо, личная встреча и т.д.).
  • Пожелайте собеседнику всего хорошего и прощайтесь в положительно-нейтральном ключе.
  • Прощаться и класть трубку первым должен тот, кто позвонил.

Правила этикета телефонного разговора

Необходимо знать общие правила общения по телефону, которые пригодятся в разных ситуациях:

  • Не ешьте, не пейте и не курите во время разговора.
  • Не извиняйтесь за то, что отнимаете чужое время, иначе сложится впечатление, что вам нечем заняться и ваше время ничего не стоит.
  • Все деловые звонки следует совершать в рабочее время.
  • Самые важные звонки нужно делать в первой половине дня, когда люди еще находятся в рабочем режиме.
  • Старайтесь не звонить клиентам и деловым партнерам под вечер, после 17-00. Иначе велик риск, что собеседнику будет уже не до вас, и он попросит позвонить в другой день.
  • Если связь прервалась, то перезванивает тот, кто первым позвонил.
  • Если вас попросили позвать к трубке человека, который отсутствует на рабочем месте, то предложите собеседнику оставить для него информацию. Проследите, чтобы сообщение обязательно было передано адресату.
  • Оптимальное время ожидание ответа на телефонный вызов – 4-5 гудков. Если ответа не происходит, значит, человек занят и не следует настойчиво до него дозваниваться. Повторите попытку позже, через полчаса-час или в течение дня.
  • Не используйте громкую связь, если на нет крайней необходимости. Обязательно предупредите об этом собеседника. У человека не должно быть ощущения, что вы заняты более важными делами и вас могут подслушать посторонние.

Учтите, что общепринятого шаблона успешного общения не существует. Подходите к каждому звонку и клиенту индивидуально. На это может уйти больше усилий, зато результат не заставит себя долго ждать.

Учитесь слушать и понимать чужое настроение. Подстраивайтесь под собеседника и таким образом добивайтесь того, что вам от него нужно.

Оцените пожалуйста мой пост, я старался:)

Кликните на звезду от 1 до 5 для оценки поста

Общение по телефону - правила и особенности общения с клиентами
oficianty.com

Правила и особенности телефонного этикета

Разговоры по телефону стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Они все чаще заменяют другие способы общения — личные встречи, бумажную переписку. Одним звонком можно решить бытовую проблему или наладить деловые контакты, сэкономив при этом немало усилий и времени. Залогом успешности любой беседы служит не только внутренняя культура человека, но также знание и соблюдение правил телефонного этикета.

Особенности телефонного этикета

Главная особенность такого разговора — отсутствие зрительного контакта между собеседниками. Мы не видим, в какой обстановке находится человек, как он одет, чем занят (возможно, он нездоров, смотрит сериал или принимает ванну). У нас нет возможности посмотреть ему в глаза, усилить впечатление при помощи мимики или жестов.

Нечеткое изложение вопроса, монотонная невнятная речь вряд ли привлекут внимание партнера. Поэтому важнейшее значение имеют голос и его интонации, ясность изложения, правильно расставленные акценты и уважительное отношение.

При личной встрече легче исправить случайную ошибку или изменить характер общения. Но неудачная фраза, а иногда и слово, произнесенное в телефонном разговоре, может вызвать негативную реакцию и прекращение дальнейших отношений.

Воспитанные люди всегда учитывают эти обстоятельства и стараются сделать разговор доброжелательным, понятным и по возможности кратким.

Основные правила поведения

Телефонным звонкам, как и любому делу, есть свое время. Не стоит звонить ранним утром (до 8) и вечером после 21 часа. С малознакомыми людьми лучше не общаться по телефону в выходные дни, если это не оговорено заранее.

Согласно правилам телефонного этикета, следует:

  1. В начале разговора поздороваться и представиться. Сухие и безликие слова «Алло!», «Слушаю!» лучше заменить на «Доброе утро!» либо «Добрый день!».
  2. Принято интересоваться, удобно ли сейчас разговаривать собеседнику. Если ваш звонок сброшен, не стоит набирать сразу номер повторно — лучше дождаться, пока вам перезвонят.
  3. Если пропущен входящий звонок, нужно обязательно перезванивать. Полезная привычка — проверять в конце дня список непринятых вызовов.

Сколько ждать гудков, зависит от того, кому вы звоните. Кто-то снимет трубку, услышав 1 сигнал, а пожилому человеку на это может потребоваться больше времени. Если абонент недоступен либо не отвечает, лучше ограничить количество сигналов 3-4, а затем перезвонить через полчаса-час.

Если связь неожиданно прервалась, перезванивать следует тому, кто разговор начинал. Тогда не возникнет нелепая ситуация, когда собеседники звонят друг другу, выслушивая короткие гудки.

Заканчивая беседу, нужно вежливо попрощаться и дождаться ответных слов (возможно, человек хотел еще что-то сказать).

Действия перед совершением звонка

К важным разговорам следует подготовиться заранее. Чтобы не упустить какой-то момент и не перезванивать по этому же поводу (что создает негативное впечатление), нужно составить перечень вопросов для обсуждения.

Продумайте краткое и внятное содержание разговора, если какие-либо сведения нужно передать через секретаря или посредника.

Приготовьте блокнот и карандаш на случай, если потребуется что-либо записать.

На домашний телефон не принято звонить по деловым вопросам. При необходимости следует предварительно выяснить, удобно ли это.

По возможности следует поинтересоваться, в какое время лучше позвонить на домашний или мобильный телефон. Нелишним будет упомянуть, когда это будет удобно для вас.

Иногда вместо телефонного звонка лучше написать СМС или оставить речевое сообщение на автоответчик.

Повседневный этикет разговоров

Манера ведения беседы с любым человеком — близким или малознакомым — всегда должна быть спокойной, учтивой и доброжелательной.

Желательно взаимно подстраиваться к ритму и темпу разговора. Медлительному или слабослышащему человеку иногда сложно уловить не только слово, но и смысл предложения.

Если вы ведете телефонный разговор, а к вам пришли гости, следует извиниться, указав причину прерывания беседы, и условиться о повторном звонке.

Если вы не узнали голос человека, ответившего на ваш звонок, следует сначала уточнить, куда вы попали.

В случае когда вам звонят, перепутав номер, не нужно раздражаться и задавать лишних вопросов. Следует спокойно и коротко сообщить человеку об ошибке.

Правила мобильного этикета диктуют дополнительные условия:

  • находясь в общественных местах, следует пользоваться телефоном только в случае крайней необходимости;
  • войдя в кафе или ресторан, не стоит выкладывать мобильник на столик, если только вы не ожидаете чрезвычайно важный звонок (при этом лучше извиниться перед спутником и объяснить причину);
  • необходимо строго соблюдать требования авиакомпаний, а также больниц, в которых звонки могут повлиять на работу приборов и оборудования;
  • следует отключать звонок в театре, музее или в библиотеке, не дожидаясь напоминания об этом от сотрудников учреждения;
  • за рулем автомобиля допустимо использовать гарнитуру (хотя гудок тоже мешает сосредоточиться), лучше сделать звонок в более удобное время.

Деловые звонки

Особое внимание следует уделить общению с коллегами. Соблюдение тонкостей телефонного этикета помогает создать благоприятное впечатление, что во многом гарантирует успех деловых переговоров.

Главное, что отличает деловую телефонную беседу от личной, — лаконичность. В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. Представившись и услышав ответ, следует кратко изложить смысл дела. Умение четко оформить и передать свои мысли оценят и коллеги вашего уровня, и вышестоящие руководители.

Повышение тона и тем более оскорбительные выражения недопустимы в разговоре с любым сотрудником независимо от возраста и занимаемой должности. Если вы договариваетесь о времени и месте встречи, сразу запишите эти сведения в блокнот.

Во время общения с клиентом лучше не отвлекаться на входящие звонки либо, извинившись, переговорить в максимально короткий срок.

Этикет телефонного разговора включает правило активного слушания. Чтобы собеседник чувствовал, что вы внимательно следите за его речью, включайтесь в его монолог короткими фразами или словами («ясно», «согласен», «да»).

От того, какое время длится разговор и как правильно выстроена беседа, часто зависит, будет ли продолжаться совместная работа.

Общаться в телефонном режиме по служебным вопросам принято в рабочие дни с 10 до 17 часов.

Телефонный этикет для детей

Разговаривать по телефону ребенок начинает уже с раннего детства, прививать навыки культурного общения следует параллельно. Необходимо объяснить, что телефон — это не игрушка, и нельзя отвлекать занятых людей звонками ради забавы.

Основные правила следует преподносить в доступной форме, закрепляя их в ежедневных беседах. Нужно научить маленького ребенка правильно держать трубку, говорить четко, но не кричать, не задавать ненужных вопросов.

Особенность телефонного общения для детей — строгое соблюдение правил безопасности.

Родителям следует заранее обсудить с детьми такие ситуации:

  • звонок с незнакомого номера (лучше не отвечать);
  • при разговоре не называть свое имя и имена родных, фамилию, адрес, номер школы;
  • дети старшего возраста должны знать, куда обратиться в экстренной ситуации (служба спасения, номер — 112).

Нелишней будет и беседа о телефонном хулиганстве и об ответственности за него.

Основные ошибки и нарушения

По телефону иногда трудно узнать голос. Заставлять (даже в шутку) угадывать, кто позвонил, — признак невоспитанности.

Проявление дурного тона — во время разговора что-то жевать, пить или курить. Это неприятно собеседнику, отвлекает от темы беседы.

Неприлично вести переговоры, развалившись в кресле или положив ноги на стол. Собеседник услышит изменение тембра голоса и может принять это как признак неуважения.

Недопустимо передавать слова, услышанные по телефону, рядом сидящему человеку (даже прикрывая трубку рукой).

Небрежное обращение с телефоном (если трубка падает) может испугать собеседника.

Неприлично чихать или кашлять в трубку. Постарайтесь извиниться, положить телефон на стол, а затем прокашляться.

Общение по телефону - правила и особенности общения с клиентами
etiketclub.ru

Правила общения с клиентами по телефону

Одна из самых перспективных и высокооплачиваемых профессий в настоящее время – это профессия менеджера по продажам. На сегодняшний день существует просто немыслимое количество товаров и услуг. Конкуренция за покупателя охватила все возможные сферы потребления.

Компании конкурируют, используя в своем арсенале различные способы улучшения продукта, а также различные способы его продвижения. Значительное место в продвижении товаров и услуг занимают продажи по телефону. Однако одни менеджеры по продажам могут по телефону совершить чудо, а другие по какой-то причине не справляются, отдавая потенциально успешные контракты более удачливым конкурентам. В чем же причина?

Как показывает опыт, одной из основных причин неудач при общении с клиентом по телефону является страх перед самими телефонными переговорами. Иногда посмотришь на такого менеджера во время беседы по телефону, и кажется, что он двух слов вообще связать не может. Думаешь: «Как же его вообще на работу-то взяли?». А оказывается, что так он разговаривает только по телефону. Однако существуют различные способы, благодаря которым можно справиться с этим серьезным барьером на пути к успешной карьере.

Что мешает вам вести переговоры?

Для начала попробуйте понять, что же мешает вам общаться по телефону, и попытайтесь изменить мешающий вам фактор. Например, вам сложно разговаривать по телефону, потому что вы не видите лица собеседника (такое может быть, если вы привыкли в основном опираться на информацию, полученную при помощи зрения, то есть вы являетесь визуалом). Представьте, что он сидит перед вами.

Если вы встречались с человеком раньше, то нужно просто вспомнить его. Если не встречались – используйте фантазию. Представьте, как выглядит ваш собеседник, его глаза, мимику, одежду. Используйте в своем воображении преимущественно доброжелательные образы. Тогда вам будет намного легче с ним разговаривать.

Если во время общения по телефону вы теряете нить разговора, забываете важные моменты того, что нужно сказать, или не можете ответить на вопросы вашего собеседника, в этом случае стоит составить примерный план ведения разговора. В этом плане необходимо предусмотреть не только основные вопросы, на которых стоит заострить внимание, но и подумать о том, какие «неудобные» вопросы может задать вам собеседник и приготовить примерные ответы на них. Тогда вы будете чувствовать себя более уверенно перед переговорами.

Если в разговоре с клиентом вам придется опираться на документы или цифры, рекомендую заранее подготовить все бумаги, а, может, даже сделать необходимые пометки для себя и закладки, чтобы найти необходимую информацию быстро, не отвлекаться на это и не волноваться.

Всегда держите перед собой лист бумаги или блокнот, в которые вы можете записывать основные моменты разговора. Это поможет вам, несмотря на страх, не забыть все, что вам сказали, а также держать всю основную информацию перед глазами.

Если в вашей компании случаются ситуации, когда вам звонят рассерженные клиенты, что довольно неприятно, и тут есть выход. Если в этот момент вы не готовы что-то ответить такому клиенту, вместо того, чтобы дрожать как осиновый лист и оправдываться трясущимся голоском, скажите, что в данный момент вы услышали проблему и все поняли, но пока не можете ничего сказать по волнующему его вопросу, так как не обладаете нужной информацией или вам необходимо решить этот вопрос с руководством. Попросите номер телефона клиента и перезвоните ему после предварительной подготовки речи. Это увеличит ваши шансы решить возникшую проблему.

Упражнения для преодоления страха перед общением

Часто при разговоре по телефону мешают физиологические проявления страха. Обычно при страхе пересыхает во рту, меняется голос (становится охрипшим, тонким или, наоборот, низким), усиливается сердцебиение, начинают трястись мышцы на руках и ногах, холодеют конечности. Но существуют различные способы преодоления этих неприятных симптомов.

Одно из лучших упражнений – в течение 2-3 минут подвигать нижней челюстью вперед-назад. Это упражнение сильнее, чем может показаться с самого начала. Во время движения нижней челюсти происходит давление на корешки нервов, которые связаны с вегетативной нервной системой, и благодаря этому человек успокаивается. Более того, во время этого упражнения разрабатываются жевательные мышцы и мышцы лица, что поможет вашему голосу звучать более членораздельно и уверенно.

Следующее упражнение – для всех мышц тела. Предположим, что страх сковал все ваше тело тяжелым панцирем. Тогда можно встать на цыпочки и вытянуть руки вверх, при этом напрягая все мышцы насколько возможно сильно. Так нужно стоять пока можете вытерпеть, пока мышцы буквально трястись от напряжения не начнут. После этого резко расслабить тело. Вот увидите – станет намного лучше, тело станет более бодрым и расслабленным.

Развалитесь на стуле, расслабьтесь, свесьте руки, ноги и голову, представьте, что вы лежите на теплом побережье, наслаждаясь соленым морем, свежим ветерком и золотистым песочком. Когда почувствуете, что расслабились, смело набирайте необходимый номер.

Если у вас пересыхает горло, то перед разговором с клиентом выпейте теплый чай. Это поможет вашему голосу. Хорошо разминает горло обычное пение. Включите негромкую музыку, желательно бодрую и веселую, попробуйте подпевать. Через 3 минуты голос у вас уже появится и станет очень уверенным.

Сделайте гимнастику лица. Погримасничайте перед зеркалом, вытягивая рот в неестественной улыбке и обратно, вытягивайте губы трубочкой, вытяните язык и сделайте несколько круговых движений. Посмешите себя, ведь только вы знаете, что вы можете сделать, смотря на свое отражение в зеркале. После такой гимнастики вам будет намного проще и веселее разговаривать по телефону.

Упражнения для влияния на психологическое состояние

Перед важными телефонными разговорами настройтесь на позитив, на то, что у вас все получится. Если вы боитесь разговаривать с конкретным собеседником, представьте его в каком-либо приятном для вас образе, например, в виде белого плюшевого медвежонка. Тогда вы своим голосом будете передавать, что собеседник вам приятен, и переговоры пойдут по благоприятному пути.

Если вы очень сильно боитесь неблагоприятного исхода переговоров, заблаговременно подумайте, что самого страшного может случиться, если вы их провалите, и что вы будете делать в этом случае. Хочу заверить: в большинстве случаев оказывается, что ничего смертельного не произойдет. Если же последствия на самом деле ужасны, то придумайте несколько способов выхода из ситуации, и лишь потом «вспомните», что пока этого ничего не произошло. Увидите, какое облегчение вы испытаете. Когда есть пути, что делать в наихудшей ситуации, страх уходит и освобождаются силы для проведения переговоров на «отлично».

Во время разговора по телефону не сдерживайте естественного проявления эмоций, жестикулируйте и двигайтесь так, как вы ведете себя при обычных разговорах. Собеседник непременно почувствует ваши эмоции. Разговаривайте дружелюбно, улыбайтесь.

Если вам кажется, что ваш собеседник подавляет вас, что вы разговариваете не на равных, то попробуйте встать со стула, выпрямиться, расправьте плечи. Это должно помочь вам почувствовать себя значительнее. Если этого не достаточно, представьте вашего собеседника, сидящего перед вами, и что вы смотрите на него сверху вниз. Хороший психологический прием – мысленно представить, что вы облокотились на своего собеседника. Это сразу дает уверенность в себе и спокойствие.

Знание телефонного этикета

Наверное, каждый менеджер по продажам сталкивался с ситуацией, когда настроившись на важный звонок, готовы, кажется, суперсделку совершить, звоните в нужную компанию, а там пятьдесят три секретаря, которые или переключают вас с одного телефона на другой, или просто говорят, что им ничего не нужно, даже не выслушав ваше предложение. Конечно, после таких звонков становится все страшнее и страшнее звонить дальше, а главное, кажется, что совершенно бесполезно.

Для того чтобы минимизировать такие неудачные звонки, необходимо ознакомиться с основами телефонного этикета. Вам необходимо в первые секунды разговора дать собеседнику понять, что ваш звонок очень важен не только для вас, но и для него. Известно, что при разговоре по телефону, более 70% информации несет не то, ЧТО вы говорите, а КАК вы говорите. При разговоре сохраняйте доброжелательность, передайте собеседнику свой энтузиазм и энергию. Даже если вы полны страха, ваш голос должен излучать спокойствие и уверенность.

Звонок должен начинаться с приветствия. Затем используются две схемы. Первая: сначала спросить, готов ли собеседник общаться (есть ли у него время), и только после положительного ответа представиться и назвать цель визита. Вторая: наоборот, сначала представиться, а потом спросить, может ли он разговаривать. Как показывает опыт, если вы используете первую схему, то после вопроса «Вы можете сейчас разговаривать?» собеседник спрашивает «А вы кто?» или просит вас представиться. Так что, второй способ предупреждает такие вопросы и выглядит более вежливо.

Общайтесь вежливо с секретарями. Если не заводить хороших отношений с секретарями, может получиться так, что ваши звонки никогда не будут доходить до директора.

Выясните должность и имя нужного вам человека. Когда звоните, спрашивайте его по должности и имени-отчеству. У секретаря сложится впечатление, что вы постоянный партнер фирмы, а не просто обзваниваете наугад. Как показывает опыт, если вы спрашиваете человека по имени, секретарь переключает на него в несколько раз чаще. Сравните: «Здравствуйте, я Мария из «Х-корпорейшн», соедините меня, пожалуйста, с кем-нибудь, кому я могу предложить нашу продукцию» и «Здравствуйте, я Мария из «Х-корпорейшн», соедините меня, пожалуйста, с Ивановым Иваном Ивановичем».

Обязательно называйте собеседника по имени. Если вы пока не знаете, как его зовут, сначала представьтесь сами, а потом попросите представиться его. Звук собственного имени благоприятно влияет на человека, это поможет вам при проведении переговоров.

Постарайтесь подстроиться по скорости и громкости голоса к собеседнику. Если он говорит громко и быстро, то ваш тихий и медленный голос не произведет на него впечатления. Если он говорит тихо и медленно, быстрая и громкая речь будет его подавлять. Если вы сомневаетесь, как вам говорить, говорите в средней громкости и со скоростью примерно 120 слов в минуту, постепенно вы привыкнете и научитесь подстраиваться к голосу клиента.

Также хочу обратить внимание на важность согласования времени звонка: во сколько вы позвоните, во сколько вы перезвоните. Даже если, например, вы пообещали что-то сделать к определенному сроку и не успели, все равно позвоните в назначенное время и сообщите о причине задержки и окончательных сроках. Если вы научитесь всегда звонить в назначенное время, вы сократите количество конфликтных ситуаций. Если же вы собираетесь звонить без предварительной договоренности, постарайтесь узнать у секретаря или самого клиента оптимальное время для звонков.

Заканчивайте разговор коротким резюме, обозначив все основные моменты разговора: о чем договорились, на чем остановились, сколько, когда, по какой цене, в какие сроки и т. д. При завершении звонка добавьте что-нибудь позитивное: «Было приятно познакомиться», «Надеюсь на взаимовыгодное плодотворное сотрудничество».

Что стоит и не стоит говорить

Заранее решите, как вы представитесь и что скажете в начале разговора (можете даже заготовить речь и постоянно держать ее перед собой), часто это определяет отношение к вам собеседника. Сравните:

  • «Здравствуйте, извините, вас беспокоит Маша из Х-корпорэйшн».
  • «Здравствуйте, меня зовут Мария Иванова, я ведущий менеджер по продажам компании Х-корпорэйшн».

Безусловно, что первый вариант менее выигрышный. Во-первых, там употребляется «извините», то есть менеджер извиняется за свой звонок, что сразу ставит его в более слабую позицию, подсознательно занижает самооценку. Во-вторых, в этом приветствии употребляется фраза «Вас беспокоит».

Эту фразу, а также подобную ей фразу «Вас тревожит», употребляют достаточно часто в стремлении выглядеть более вежливо. Однако на самом деле эта фраза сообщает подсознательно о неуверенности в себе. Если при разговоре говорят что-то вроде «Извините за отнятое у вас время», этой фразой сами наводят собеседника на мысль, что свое время в разговоре с вами он потерял.

Второй вариант более выигрышный, в нем менеджер называет свое полное имя, называет значительно свою должность. Это, безусловно, звучит более солидно, что отражается на результатах переговоров. Если хотите поблагодарить собеседника за потраченное время, то так и скажите: «Спасибо, что нашли время пообщаться со мной».

Окружающая обстановка помогает общаться по телефону

Обстановка вашего кабинета может помогать или мешать чувствовать себя уверенно во время переговоров. Предупредите возможность неожиданных помех, которые могут возникнуть во время телефонного звонка. Отрицательно сказывается шум в офисе и прием посетителей одновременно с проведением беседы по телефону. Спланируйте свое рабочее время и пространство офиса таким образом, чтобы вам ничто не мешало. Иначе вам придется несколько раз переспрашивать одно и то же, а, возможно, даже, что вы упустите важные моменты самой беседы.

Иногда бывает, что переговоры мешает вести плохая слышимость в телефонной трубке, шум, эхо и т. п. В этом случае обязательно поменяйте аппарат, созвонитесь с телефонной компанией, чтобы они улучшили качество связи. В общем, разберитесь в проблеме. Как ни странно, все эти мелочи очень сильно раздражают и приводят к плохим результатам, что негативно сказывается на настроении и самооценке.

Попробуйте подобрать музыку, которая будет вам помогать. Если вы излишне волнуетесь, поставьте себе фоном медитативную или расслабляющую музыку. Некоторым, наоборот, перед переговорами помогает веселая и динамичная музыка, чтобы поднять настроение. Можно включить свою любимую композицию, потанцевать минутку и после этого набирать заветный номер. Только следите за дыханием – восстановите его перед звонком.

Общение по телефону - правила и особенности общения с клиентами
bbf.ru

Статьи о продажах

15 правил ведения телефонных переговоров

Общение по телефону — это разговор двух слепых, которые по голосу выстраивают у себя в голове образ собеседника. Кто звонит? Кому звонит? Есть ли возможность у вашего собеседника разговаривать? А вдруг вы вытащили человека из-под душа? Как вы думаете, какой будет реакция директора на такой звонок.

Главное в начале разговора — создать доверительные отношения, а затем провести беседу в соответствии с той целью, ради которой вы звоните. Для этого соблюдайте следующие правила общения по телефону.

Правило 1. ПЛАНИРУЙТЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Перед началом разговора хорошо продумайте:

  • удобное время для звонка и его длительность;
  • четко определите цель своего звонка;
  • составьте план ведения разговора.

Продумайте ответы на следующие вопросы:

  • Что вы собираетесь рассказать о себе и компании, в которой работаете?
  • Какие вопросы вы собираетесь задать собеседнику, чтобы выяснить его потребности и создать необходимую мотивацию для дальнейшей встречи?
  • Какие могут быть возражения, и ваши возможные ответы?
  • Как вы собираетесь завершить разговор и договориться о встрече?

Правило 2. СНИМАЙТЕ ТРУБКУ НА 3-ИЙ СИГНАЛ (в том случае, если вам звонят).

Телефонный бизнес-этикет нормирует общение с клиентом. По соблюдению бизнес-этикета клиент судит о корпоративной культуре компании. Поднимайте трубку на 3-ий звонок: на первый звонок – отложите дела, на второй – настройтесь, на третий – улыбнитесь и снимите трубку. Если трубку вы не берете слишком долго, это свидетельствует о низкой корпоративной культуре компании.

Не суетитесь. Очень многие моментально хватают трубку. Любому человеку требуется хотя бы пора секунд, чтобы сконцентрироваться и настроиться на разговор.

Правило 3. РАЗГОВАРИВАЯ ПО ТЕЛЕФОНУ, ОБЯЗАТЕЛЬНО УЛЫБАЙТЕСЬ.

Помните, когда вы улыбаетесь, ваш голос становится более приятным. Так что, улыбайтесь чаще. Некоторые телефонные профи размещают зеркало напротив, чтобы видеть выражение своего лица, пока они говорят. Все это позволяет контролировать наличие улыбки на лице.

Правило 4. ПРИВЕТСТВУЙТЕ СОБЕСЕДНИКА.

Приветствуйте собеседника максимально доброжелательно и энергично. Придумайте несколько способов как можно поздороваться. Пусть у вас будут различные варианты, для людей разного пола и возраста. Разговор с клиентом лучше начинать со слов «Добрый день (утро, вечер)». Они более живые и располагающие, чем просто «здравствуйте». Помните, что на том конце провода кто-то тоже хочет, чтобы его уважали, понимали и, может быть, в этот момент помогли ему…

Правило 5. ВАШ ГОЛОС – ВАША ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА.

По содержанию первых слов и по звучанию голоса клиент определяет ваш профессионализм, выбирает стиль общения с вами. Ваш голос – это одежда, цвет волос, темперамент и выражение лица. Помните, что при телефонном разговоре вы не сможете сопроводить слова мимикой и жестами. Здесь прежде всего важно звучание вашего голоса, умение грамотно выражать свои мысли и, конечно, как непременное условие, уважение к собеседнику.

Правило 6. НАЗОВИТЕ СЕБЯ ПО ИМЕНИ.

Четко назовите свое имя и фамилию. Затем назовите компанию, которую вы представляете. («Меня зовут … Компания «Три кита»). Вот варианты, которые можно назвать крайне вредными и неудачными: «Угадай, кто тебе звонит», «Неужели ты не узнаешь меня?». Эти вопросы создают психологический дискомфорт у другого человека. Поставьте себя на место клиента, и вы почувствуете раздражение. Не удивляйтесь, если клиент будет сопротивляться вашим предложениям после такого приветствия. К неудачной задумке можно отнести оборот «Вас беспокоит…». После этой фразы человек на другом конце провода начинает беспокоиться. Попробуйте не думать о хромой обезьяне. Разве это возможно? Частица «не» стирается, и воспринимается вторая часть фразы. Вы же становитесь еще и виновником этого «беспокойства».

Правило 7. УЗНАЙТЕ ИМЯ СОБЕСЕДНИКА.

Для этого используйте фразу «Меня зовут… Простите , а как я могу к Вам обращаться». Но не стоит торопиться с узнаванием имени клиента. Лучше это делать после того, как покупатель адаптируется к обстановке. В дальнейшем при общении периодически называйте клиента по имени. Произносить имя – означает проявлять уважение к человеку. Не следует произносить его скороговоркой, лучше с чувством и в том же темпе, в каком идет разговор. Если у клиента необычное или интересное имя, прокомментируйте его с уклоном в хорошую сторону (Скажите человеку, что у него интересное имя, большинству это понравится).

Следующие варианты можно назвать неудачными: «С кем я говорю?», «Это кто?», «Кто у аппарата?». И не пытайтесь заниматься угадыванием: «Это Ира? Нет? Татьяна Львовна? Нет? А кто тогда?». Или еще хуже: «А куда я попал?». На что существует стандартный ответ, сказанный раздраженным голосом: «А куда вы звоните?».

Вы можете придумать много разных вариантов, типа «Я могу поговорить с Александром Сергеевичем?».
Если вы забыли имя того, с кем в прошлый раз говорили, лучше спросите «Не могли бы вы напомнить мне ваше имя?»

Правило 8. ВЫЯСНИТЕ: МОГУТ ЛИ С ВАМИ ГОВОРИТЬ.

Это очень важно! Возможно, что именно в этот момент ваш клиент занят ответственным и важным для него делом. Или ваш разговор в данный момент неуместен по какой-то другой причине. Используйте фразу «Вам (а лучше назвать собеседника по имени) удобно сейчас разговаривать?». Помните, нарушив это правило, вы можете потерять клиента навсегда. Ваша сделка не состоялась. Звоните в нужное время нужным клиентам и с нужными предложениями. Деловые звонки лучше делать в начале или в конце рабочего дня.

Правило 9. СОЗДАЙТЕ ГОЛОСОВОЕ СООТВЕТСТВИЕ.

Первые фразы говорите медленно, спокойно и внятно, не выливайте на собеседника водопад информации – дайте ему время настроиться на разговор. Выделяйте голосом особо значимые слова, меняйте интонацию. Употребляйте короткие сообщения: т.е. одно предложение — одна мысль. Ваш голос по возможности должен быть глубоким и «бархатным», однако соблюдайте меру, не переигрывайте. Вы можете так же подстраиваться под громкость, ритм, и темп речи клиента. Собеседнику это соответствие будет приятно. Звучание вашего голоса определяется позой, лицевой экспрессией, осанкой. Настройтесь на разговор – буквально и фигурально. Речь – это непросто шевеление губ и языка. В работе органов участвуют легкие, диафрагма, гортань, голосовые связки, рот, язык и губы. Разумеется, сигарета во рту, жвачка, леденец, кофе во время разговора, шум в комнате, музыка — разрушают раппорт телефонных переговоров.

Правило 10. СЛЕДУЙТЕ ПЛАНУ.

У вас есть цель разговора и подготовленный план. Не пытайтесь решить сразу все проблемы по телефону. Особенно избегайте разговоров о цене на свою продукцию, денежные вопросы лучше всего решать при встрече. Подготовьте необходимые материалы, ручку, чистый лист бумаги. Говорите конкретно, и о главном. Внимательно слушайте собеседника. Задавайте клиенту вопросы, направляя разговор в нужную вам сторону. Помните, ваша главная цель — договориться о встрече, когда вы сможете обговорить детали и подписать контракт. Для этого вы должны создать хорошую мотивацию у клиента.

Правило 11. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕХНИКИ АКТИВНОГО СЛУШАНИЯ

Они демонстрируют вашу заинтересованность и вовлеченность. «Так…», «Понятно…» и др. Контролируйте время разговора. Не позволяйте клиенту уходить в сторону. Отвечайте на большинство вопросов вопросами и подводите собеседника к встрече.

Правило 12. ДОГОВОРИТЕСЬ О ВСТРЕЧЕ.

Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас, и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис, называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: «У Вас есть под рукой карандаш, пожалуйста, запишите как Вам удобнее будет до нас добраться »

Правило 13. ПОБЛАГОДАРИТЕ СОБЕСЕДНИКА ЗА ЗВОНОК.

Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце. В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. «Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь». «Подъезжайте, в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь», «Всего доброго», «Было очень полезно получить от вас эту информацию». Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные. Не забывайте, что заканчивает разговор позвонивший. Помните, что разговором вы закладываете фундамент вашей личной встречи, поэтому доброжелательность превыше всего.

Правило 14. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

Запишите общее отношение клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, и ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.

Правило 15. ИЗВЛЕКАЙТЕ УРОКИ ИЗ КАЖДОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА

Обратите внимание на наши программы:

master-class.spb.ru

COMMENTS