Оптимизация бизнес процессов

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Данная статья рассказывает о 7 простых приемах, которые можно применять для оптимизации как бизнес-процессов в целом, так и подпроцессов и операций. Данные приемы не являются «ноу-хау», а давно и активно используются по всему миру. Целью данной статьи является составление простой и короткой «шпаргалки» описывающий основные приемы оптимизации.

Прием №1 — Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

При оптимизации любых бизнес-процессов необходимо четкое описание ИКР. Как догадался искушенный читатель это первый шаг из алгоритма решения изобретательских задач создан разработчиками ТРИЗ. Что казалось бы может быть проще чем формирование ИКР при конструировании бизнес-процесса? Но сознание человека играет с ним злую шутку, заключая поиск ИКР исключительно в рамках самого процесса.

Компания, расположенная Москве, производит продукцию, которую используют клиенты по всей территории СНГ. У компании имеется логистический центр, доставляющий товар клиенту своими грузовиками. С недавнего времени расходы на содержания логистического центра стали возрастать. Т.е. доставка продукции клиентам прежним способ становится проблемным. Не правильный способ определения ИКР будет выглядеть следующим образом: «Снизить затраты на доставку нашим логистическим центром на 10%» В данном случае могут быть найдены ряд не плохих решений:

а) поменять грузовики на более совершенные, которые требуют меньше затрат на ремонт и обслуживание

б) использовать более дешевое топливо

в) провести переговоры с клиентами с целью убедить их платить больше за доставку и пр.

г) передача на аутсорсинг доставки

д) возможность скидки для клиентов забирающих продукцию самостоятельно

е) открытие производства в регионах присутствия крупных клиентов и пр.

Как использовать прием?

Сформировать ИКР который мог бы быть достигнут не только посредством реализации процесса, а так же всеми доступными способами, как это было в примере.

Прием №2 — Исключение лишних шагов из процесса.

При реализации этого приема необходимо рассмотреть цель каждого шага процесса, задаться вопросом можно ли исключить какие либо шаги или объединить их.

В компании Техносила при трудоустройстве продавца на работу он должен был пройти следующие этапы:

  • Собеседование по телефону с менеджером по персоналу
  • Очное собеседование с менеджером по персоналу в центральном офисе
  • Собеседование с директором магазина
  • Принести документы необходимые для трудоустройство в центральный офис

И только пройдя все эти этапы он мог приступить к работе в выбранный им магазине.

Задачи менеджера по персоналу исключить попадание на собеседование к директору магазина случайных людей, таких как не соответствующих по возрасту, образованию и месту проживания и пр. т.е. роль менеджера по персоналу это своеобразный фильтр, а решение о принятии на работу осуществляет директор магазина. Проанализировав задачи этих этапов руководство пришло к выводу что этапы 2 и 4 являются лишними т.к. отсеять не соответствующего базовым требованиям кандидата можно и во время телефонного интервью. Четвертый этап, а именно оформление сотрудника был перенесен непосредственно в супермаркет котором будет работать будущий сотрудник.

Как использовать прием?

Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредствам вопросов:

  • Есть ли этапы которые дублируют друг друга, можно ли убрать один из них?
  • Все ли этапы процесса необходимы для главной цели процесса, если ли такие без которых можно обойтись?

Прием №3 — изменение последовательности этапов исполнения процесса

В своей книге «Как навести порядок в своем бизнес» Михаил Рыбаков описывает интересный пример процедуры выдачи кредита в банке. Последовательность описываемых действий такова, что сначала менеджер банка оформляет все документы и только когда 90% работы выполнено, отправляется запрос в службу безопасности. В случае если служба безопасности не одобряет выдачу кредита, 90% работы оказываются зря потраченными человеко-часами, амортизацией техники и прочих расходных материалов плюс упущенная выгода. Понятно, что в каждом бизнесе есть свои риски, но задача руководителя стремится всячески их сокращать и в данном случае это сделать исключительно легко. Для этого нужно всего лишь операцию проверки потенциального клиента службой безопасности сделать одним из первых шагов в процедуре оформления кредита, это и позволит не совершать лишних операций в случае отказа.

Как использовать прием?

Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредствам вопросов.

Какие из шагов процесса являются самыми значимыми для успешного завершение процесса?

Можно ли данные шаги переместить ближе началу процесса?

Прием № 4 — Дробление операций

И.Л. Викентьев на семинарах неоднократно повторяет что чем более совершенный бизнес-процессы тем меньше требований к квалификации сотрудников они предъявляют. Суть данного приема состоит как раз в таком дроблении процессов и операций, которое приводит к упрощению процесса в целом. По сути это есть конвейерный принцип работы известный еще с глубокой древности. Одним из самых блестящих примеров того насколько такой принцип может повысить производительность является случай описанный Адамом Смитом.

Английский ремесленник 17 века содержал мастерскую в которой производились булавки. Каждый подмастерье вел процесс производства булавки от начала и до конца. В связи с экономическим кризисом владелец не смог оплачивать труд квалифицированных сотрудников своей мастерской, поэтому их сотрудничество было прекращено (он их уволил). В результате было принято решение разделить производство булавок на мелкие последовательные операции. Каждую из этих операций мог освоить любой неподготовленный человек, а точнее набрали мальчишек с улицы 15-16 лет. Благодаря данному ходу не только сократились расходы на оплату труда, но и увеличилось производство в более чем в 200 раз! Если раньше мастерская выпускала около 80 булавок в день использую труд квалифицированных мастеров, то теперь мастерская давала 48000 булавок усилиями подмастерьев.

Более подробно об этом случае можно прочитать в статье бизнес-консультанта Олега Безрукова «Возможно ли увеличить производительность труда на 10000% в течение года?»

Как использовать прием?

Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредством вопросов:

Какие операции в процессе требуют наибольшей квалификации исполнителя?

Можно ли данные операции разделить на более простые операции, что бы требования к исполнителю снизились?

Прием №5 — Вынесение операций за рамки основного процесса

Часто в сложных процессах, насыщенных операциями один и тот же исполнитель выполняет все операции, что существенно затягивает процесс, а так же заметно снижает его качество. Потому как мы знаем мастера универсалы встречаются очень редко. В этом мы можем убедится заглянув в сельскую автомастерскую, где один и тот же сотрудник занимается и ремонтом «ходовой» и он же в случае необходимости возьмется за ремонт карбюратора, что сложно себе представить в какой-либо профессионально оборудованной мастерской.

В мебельном холдинге Столплит изначально целиком оформлением кредитов занимались продавцы. В связи с этим в работах торговых точек возникала масса сложностей:

  • во-первых, сам процесс оформления сильно затягивался, т.е. я уже говорил нельзя быть профи во всем и в продажах и в оформлении банковской документации.
  • во-вторых по понятным причинам при оформлении кредитов снижалось общее количество обслуженных клиентов, т.е. падал оборот
  • в третьих продавцы часто допускали ошибки при оформлении документации на кредит, что опять же снижало количество выданных кредитов и т.д. и т.п.

В описанной ситуации отчетливо видно что оформление кредита этот тот якорь который тормозит процесс продаж в розничных точках, а должен был наоборот его стимулировать. Т.к. абсолютно понятно что сегодня ни одна точка не обходится без предоставления услуги продажа в кредит. На лицо явное противоречие услуга продажи в кредит должна присутствовать на торговой точке, но при этом не должна оттягивать на себя ресурсы.

Выход был прост: был создан удаленный центр оформления кредитов (УЦОК), который работал со всеми банками партерами Столплит. В задачу продавца входило только сделать ксерокопию паспорта и отправив ее в УЦОК указать тип, сумму и срок кредита.

Как использовать прием?

Проанализировать шаги прописанного бизнес процесса посредствам вопросов

Какие операции в данном процессе самые энергоемкие?

Могут ли данные операции быть поручены другим исполнителям без ущерба для процесса? Причем важно понимать, что операции могут быть поручены не только сотрудником своей компании, но и вынесены на аутсорсинг.

Прием № 6 — Объединение операция во времени и (или) пространстве

Объединение добычи и производства. Производство рыбных консервов часто располагается прямо на судах, которые занимаются ловлей рыбы. На местах добычи полезных ископаемых часто организуется и их переработка.

В салоне красоты с клиенткой могут работать несколько мастеров одновременно.

Как использовать прием?

Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредством вопросов:

Если в данном процессе операции которые било бы более целесообразно объединить во времени и (или) пространстве?

Прием № 7 — Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

Данный прием применяется в той ситуации, когда техническое устройство может полностью взять на себя все операции по реализации процесса, а человек периодически обслуживает устройство.

Первые торговые автоматы заменившие продавца появились в США в 1880-е гг.

В 1946 появились первые кофейные аппараты заменившие ни только продавца, но и бармена, т.к. не только продавали, но готовили кофе из цельных обжаренных зерен.

Как использовать прием?

Проанализировать расписанный по шагам бизнес процесс, посредствам вопросов:

Если на данный момент технические устройства (машины, программы) которые могут выполнять операции присутствующие в процессе без потери качества.

Бондаренко Денис Алексеевич, бизнес-тренер компании «Фотоплюс» (г. Москва), Fotoplus.su

© Публикуется с любезного разрешения автора

Оптимизация бизнес-процессов

  • создание оптимальной технологии управления бизнесом;
  • описание бизнес-процессов, которые обеспечивают согласованную работу руководителей и специалистов на общий результат;
  • исключение ненужной занятости, дублирования деятельности и провалов в цепочке создания стоимости;
  • разработка KPI;
  • адаптация управленческих регламентов и должностных инструкций.

Стоимость услуги составляет от 100 000 рублей и зависит от количества процессов, нуждающихся в оптимизации.

Мы рады ответить на все ваши вопросы о предоставляемых услугах по телефонам:

+7 902 87 99 971

  • компания недополучает прибыль в результате неорганизованного взаимодействия подразделений между собой;
  • руководители и специалисты не понимают, кого и за что они должны спрашивать и чем и кому они должны отвечать;
  • руководитель догадывается, что компания не в полной мере использует внутренние резервы;
  • руководителя раздражает перекладывание ответственности подчиненными друг на друга.

1. Построение бизнес-модели и карты процессов компании

Проектируем компанию как систему, организованную на получение результата. Формируем карту процессов компании. Карта процессов показывает их состав, взаимосвязь, результат, а также обозначает руководителя каждого процесса.

Совместно со всеми участниками описываем каждый процесс. Каждый участник процесса понимает свои действия, ответственность, роль и вклад в результат. Взаимодействие участников исключает провалы и дублирование работы. Участники понимают что, когда и от кого они принимают и что, когда и кому они передают. Формализуем стандарты процессов. В стандартах процессов отражаются показатели эффективности и документы процесса.

На основе стандартов процессов адаптируем должностные инструкции для каждого участника процесса. В должностных инструкциях закрепляются зона ответственности, действия и результаты, взаимодействие с другими участниками, документы и KPI.

В процессе рабочей сессии руководители почти всегда узнают о своей компании что-то новое. Группа всегда рождает новые идеи, которые снимают ограничения и задержки в развитии бизнеса.

Оптимизация бизнес-процессов компании

Оптимизация бизнес-процессов организации – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.

Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.

Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как оптимизация бизнес-процессов, её описанием и моделированием.

Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходиться без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами», и, без сомнения, они приближают этот момент:

  • увеличение штата сотрудников;
  • растёт число управленческих уровней;
  • растёт число подразделений;
  • подразделения территориально разобщены;
  • отсутствует или неразвита единая информационная система.

Итак, в один день Вы обнаруживаете, что в компании:

  • решения принимаются очень медленно;
  • решения выполняются очень медленно и некачественно;
  • выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
  • замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
  • элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.

Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных предпоссылок (при существенном изменении структуры управления, использовании новой ИС и пр.)

Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.

Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.

Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.

Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».

Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.

Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.

Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.

Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:

  • доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
  • осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
  • проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
  • оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.

Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.

В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.

  • основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
  • вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
  • управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.
  • повысить управляемость предприятием;
  • увеличить показатели качества производимой продукции;
  • повысить качество оказываемых услуг;
  • уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
  • внедрить систему контроля результативности;
  • снизить издержки;
  • рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
  • исключить дублирующие функции у подразделений;
  • снизить длительность цикла производства;
  • внедрить программу управления качеством;
  • устранить внутренние противоречия;
  • регламентировать деятельность предприятия;
  • тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
  • автоматизировать деятельность предприятия;
  • соответствовать требованиям потребителя;
  • соответствовать требованиям государства;
  • соответствовать международным стандартам;
  • уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
  • наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
  • повысить уровень удовлетворённости клиентов;
  • улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
  • получить возможность масштабировать бизнес;
  • снизить расходную часть бюджета;
  • более точно планировать;
  • повысить управляемость предприятия;
  • устранить дублирование функций подразделений;
  • найти новые ресурсы для развития бизнеса.
  • уменьшение времени на достижение поставленных задач;
  • налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
  • повышение удовлетворённости клиентов;
  • улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
  • возможность масштабировать бизнес;
  • снижение расходной части бюджета;
  • более точное планирование;
  • повышение управляемости предприятия;
  • устранение дублирования функций подразделений;
  • появление новых ресурсов для развития бизнеса.

Неотъемлемой частью функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно, чтобы бизнес-процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапов отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять, кто в цепочке является «слабым» звеном.

P.S. Если Вы ищете пути повышения эффективности бизнеса, мы готовы помочь словом и делом! Мы — команда экспертов, специализирующихся на оптимизации бизнес-процессов на базе 1С. Просто позвоните нам по телефону +7 (499) 350 29 00, и мы в кратчайшие сроки решим все Ваши проблемы.

СПРОСИТЕ в комментариях!

Доступно и ясно, а главное коротко и без воды.

Есть ошибки в тексте. Чаще просто пропущены буквы.

При использовании данного сайта, вы подтверждаете свое согласие на использование файлов cookie в соответствии с настоящим уведомлением в отношении данного типа файлов. Если вы не согласны с тем, чтобы мы использовали данный тип файлов, то вы должны соответствующим образом установить настройки вашего браузера или не использовать сайт.

Источники:

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов
Целью данной статьи является составление простой и короткой «шпаргалки» описывающий основные приемы оптимизации бизнес-процессов.
http://psyfactor.org/lib/bondarenko2.htm
Оптимизация бизнес-процессов
Результатом оптимизации бизнес-процессов является: <br /> <ul> <li>создание оптимальной технологии управления бизнесом; </li> <li>описание бизнес-процессов, которые обеспечивают согласованную работу руководителей и специалистов на общий результат; </li> <li>исключение ненужной занятости, дублирования деятельности и провалов в цепочке создания стоимости; </li> <li>разработка KPI; </li> <li>адаптация управленческих регламентов и должностных инструкций.</li> </ul>
http://www.manup.ru/services/optimizatsiya-biznes-protsessov/
Оптимизация бизнес-процессов компании
Основные методики по оптимизации бизнес процессов. Улучшение бизнес процессов — мощнейших способ повышения эффективности без дополнительных вложений.
http://programmist1s.ru/optimizatsiya-biznes-protsessov/

(Visited 4 times, 1 visits today)

Популярные записи:

отношения между мужчиной и женщиной 5 стадий отношений между мужчиной и женщинойУзнайте подробнее о 5… (3)

Агрессия жены к мужу причины 9 причин, почему мужчина ведет себя агрессивно с женщиной9 причин,… (3)

Как оскорбить мужа который изменил Измена супруга: лучшие способы местиКак отомстить мужу за измену, чтобы… (3)

Как проходит собеседование в магнит косметик Вакансии в магазинах «Магнит Косметик»«Магнит Косметик» – набирающая популярность сеть… (3)

Aliexpress полная версия AliExpress в российских рублях На АлиЭкспресс появилась возможность выбора валюты.… (2)

COMMENTS