Организация конференций

Ивент-бюро «RED»

Организация и проведение конференций в Екатеринбурге

Конференция – собрание, совещание организации для обсуждения отдельных тем. Отдельно также выделяют в этом сегменте деловых мероприятий бизнес-конференции. Бизнес-конференция – деловое мероприятие, организуемое ассоциацией или частной компанией для своих бизнес-партнеров

Цели проведения конференций бывают разными, в зависимости от тематики мероприятия, решаемой проблемы и целевой аудитории. Условно, конференции можно поделить следующим образом:

— представление участникам проводимой конференции новых товаров и услуг, обсуждение новинок;

— поиск проблемного поля, а также пути его решения участниками конференции;

— прогнозирование возможных проблем и угроз в бизнесе, способы их предупреждения;

— знакомство организаторов конференции, участников, бизнес-партнеров, конкурентов, поставщиков и других заинтересованных лиц.

Составление ТЗ на проведение конференции конференций начинается именно с формулирования целей организации конференции.

Основные этапы подготовки к проведению конференции:

— составление ТЗ на проведение конференции: максимально подробная информация о планируемом деловом мероприятии (цели, задачи, тематика, проблемное поле, информация об организаторе, информация о посетителях мероприятия, планируемые спикеры, пожелания к организации);

— подготовка к проведению конференции при совместном активном взаимодействии реализующего агентства и представителей организатора-заказчика конференции;

— успешное проведение и подведение итогов.

Если вы находитесь в поиске организатора вашей конференции в Екатеринбурге, то ивент-бюро RED занимается этим направлением на постоянной основе для своих клиентов. Мы предлагаем вам проведение конференции «под ключ» — от этапа концепции до фотоотчета и видеоролика.

Что мы предлагаем по проведению конференции в Екатеринбурге:

— помощь в составлении ТЗ: выяснение потребностей и возможных целей, подготовка брифа на проведение конференции;

— составление примерного плана подготовки и организации конференции, просчет стоимости услуг, дальнейшее согласование и корректировка;

— разработка концептуального плана, наполнения программы, сценария мероприятия, состава спикеров и участников пленарных заседаний и панельных дискуссий, гостей и участников самой конференции;

— брендинг делового мероприятия: разработка фирменного стиля, логотип, нейминг, слоган, дизайн рекламных и раздаточных материалов, сувенирной продукции, видеозаставок и др.;

— подбор и работа с площадкой проведения конференции: навигация до площадки, парковка, рецепция (зона регистрации), навигация на площадке, кейтеринг (кофе-брейки, бизнес-ланчи, ужины), залы с техническим оборудованием (звук, свет, проекционное и TV оборудование), обустройство зала (зонирование, президиум, стойка спикера) и др.;

— заказ авиа и ж/д билетов, такси и авто представительского класса для VIP-гостей, бронирование гостиницы и других услуг, заказ автобусов;

— реклама конференции (для внешних участников): медиа-планирование и размещение – наружная реклама, радио, телевидение, печатные издания, промо-акции, реклама в интернете и социальных сетях, direct-маркетинг и прямая доставка приглашений;

— заказ сувенирной и раздаточной продукции;

— работа с VIP-участниками и спикерами: прилет-вылет, трансфер, райдер, гостиница, гонорар;

— работа персонала при проведении конференции – очаровательные хостесс, регистраторы, парковщики, грузчики, хэлперы, технический персонал, персональный координатор вашей конференции;

— фото и видеосъемка конференции, предоставление материалов и финального ролика;

— приглашение к участию представителей СМИ, государственных органов и некоммерческих организаций;

— организация after-party основного мероприятия – гала-ужин с участием лучших артистов Екатеринбурга и России, коктейльная вечеринка, клубный формат или светский раут Premium.

Почему именно мы – будущие организаторы вашей конференции?

— организация мероприятий для корпоративных клиентов – наш профиль;

— мы – команда, которая за несколько лет работы провела множество проектов. Главное в том, что все эти проекты были проведены достойно и на высоком уровне;

— только лучшие специалисты в своей отрасли: самый клиентоориентированый в Екатеринбурге менеджмент по работе с клиентом, только проверенные подрядчики, места проведения, транспорт, артисты, персонал, техника;

— большой и успешный опыт наших специалистов в смежных областях, позволяющий контролировать многие вещи и процессы (сервис, транспорт, реклама, СМИ, политика, шоу-бизнес);

— честное ценообразование: стоимость услуг исполнителей и подрядчиков + стоимость услуг агентства по работе по подготовке и проведению конференции, без скрытых комиссий, чем очень любят заниматься наши конкуренты.

Обращайтесь в ивент-бюро RED и уже в течение суток вы встретитесь со специалистом по проведению конференций, получите предварительный план и предварительную стоимость организации конференции.

Для того, чтобы сделать запрос по организации и проведению конференции в Екатеринбурге оставьте свои данные в форме ниже, или позвоните нам по телефону +7 (343) 288-59-18, а также можно отправить запрос на электронную почту Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Ивент-бюро «RED» специализируется на таких услугах, как: организация мероприятий, проведение праздников в Екатеринбурге, а также организация деловых мероприятий и проведение рекламных акций. Рекламное event агентство. Клиентские мероприятия. Event маркетинг и BTL Екатеринбург. Корпоративные праздники.

В портфолио Ивент-бюро «RED» — промо-акции в Екатеринбурге и Свердловской области, тайный покупатель.

Наше агентство готово предложить вам продвижение в социальных сетях, вирусный маркетинг в event.

Среди прочих услуг ивент-бюро: проведение аудита товара или услуги, а также рекламные акции от рекламного агентства. Новогодние корпоративы в Екатеринбурге.

Организация конференции: основные моменты

Чтобы донести информацию о своей деятельности, или рассказать сотрудникам о направлениях и перспективах дальнейшей работы, проводятся конференции, семинары и т.д.

Конференция – это очень важное мероприятие для любой фирмы или компании. Тщательное планирование и подготовка требуются, даже если количество участников невелико. Каждый этап должен быть хорошо продуман, а обязанности по организации четко разделены. Даже если конференция проходит в рамках одной, небольшой компании, эффективность ее зависит от степени подготовленности.

Проводить конференцию лучше всего в специально оборудованных залах.

У любого мероприятия обязательно должен быть организатор. Существует должность менеджера по организации конференций. Это человек, на плечи которого ложится ответственность за планирование, проведение и дальнейшее сопровождение мероприятия. Организатор присутствует в месте проведения конференции и решает все вопросы, которые могут возникнуть, а так же контролирует весь процесс.

Менеджер по организации конференций должен обладать определенным набором качеств, таких как: общительность, способность быстро принимать решения, умение справляться с несколькими задачами одновременно и т.д.

В процессе планирования мероприятия существует несколько основных моментов, которые обязательно нужно учитывать. Далее, разберем их чуть подробнее.

Для того, чтобы организовать данное мероприятие необходимо четко знать основную идею. Тогда все выступления и доклады объединяются одной крупной общей темой, и участники понимают, какой конкретно вопрос будет детально обсуждаться.

В зависимости от выбранной идеи, мероприятию дают название. Оно должно быть емким, понятным и содержать в себе информацию об основных целях. К тому же, если посещение конференции свободное, то при правильно выбранном названии, не будет проблем с поиском целевой аудитории.

После определения темы конференции, необходимо разработать план, по которому будет проходить мероприятие. Если конференция крупная и занимает не один день, то планирование имеет еще большее значение. По времени так же планируются перерывы, организация питания, и культурные мероприятия, если таковые имеются.

Все доклады и выступления выстраивают в определенном порядке, чтобы плавно переходить с одной подтемы на другую. Важно так же определить, сколько времени будет занимать то или иное выступление. В конце должно оставаться время для ответа на возникшие вопросы.

Разработка плана предстоящего мероприятия проводиться за несколько недель до начала.

Выбор состава участников конференции проводится строго в соответствии тематике и идеи мероприятия. Составляется список всех, кто выступает и приглашенных гостей. Рассылкой приглашений занимается менеджер по организации конференций.

Выступающие подбираются из специалистов в нужной области. Приглашенными могут быть все желающие, или же определенный круг лиц. Важно учитывать, что у любой темы конференции есть целевая аудитория – это люди, которым будет интересно именно это конкретное мероприятие. При рассылке приглашений или подачи рекламы в СМИ это обязательно учитывается.

Место и время выбирается заранее. При выборе места учитывают несколько моментов. Если мероприятие проходит в компании, то выбирается подходящий зал. В случае, когда специального помещения не предусмотрено, конференц-зал можно снять в аренду. Тогда, оснащение оборудованием и подготовка всего необходимого уже не будет задачей организаторов.

Этот вопрос особенно остро стоит в небольших городах, где компании занимают небольшие помещения и конференц-зала в них не предусмотрено. Например, в Орехово-Зуево мало помещений, где можно было бы выделить отдельное место для подобного рода мероприятий. Услуга предоставления зала в аренду очень удобна в таких случаях.

Если конференция выездная и занимает не один день, то недалеко от места проведения должно быть какое-либо средство размещения, например, гостиница.

Для того, чтобы мероприятие прошло максимально информативно, важно техническое оснащение необходимым оборудованием. Это могут быть проекторы, микрофоны, компьютер, ноутбуки и т.д.

Помимо того, места для слушателей должны располагаться удобно, чтобы было хорошо видно и слышно все происходящее. Помещение проветривается, на столы кладут ручки, бумагу для записи, а так же, если необходимо программки, раздаточный материал, наглядные пособия, справочники и т.д.

Участники конференции по прибытии на мероприятие проходят процедуру регистрации. Если места распределены поименно, то каждому указывают, куда ему сесть. Для прибывших из далека, организовывают транспорт до места проведения.

Часто, конференция занимает много времени, в таких случаях назначают перерыв и гостей угощают ланчем, обедом или ужином, в зависимости от времени дня. Для многодневных мероприятий организовывается полноценное питание и культурный досуг.

Организация банкета доверяется профессионалам.

Когда конференция закончилась, работа организаторов не прекращается. Важна информационная поддержка: например публикации о событии в СМИ, отчеты о проведенном мероприятии. Иногда проводят опросы участников о том, какие впечатления они получили и насколько полезным для себя считают посещение конференции.

Размещение информации о проведенной конференции в СМИ не только создает положительный имидж компании, но и может служить дополнительной рекламой.

Организация такого мероприятия, как конференция – это фактически проект, который требует подготовки и четкого планирования. Очень важно следование намеченным планам и внимание к мелочам. Организатору нужно быть готовым к возникновению экстренных ситуаций и непредвиденных обстоятельств. При соблюдении основных моментов, конференция пройдет по намеченному плану и на должном уровне.

Создание и продвижение сайта: face-companys

Разделы

Организация конференций, семинаров, проведение презентаций ваших товаров и услуг в России с компанией УралТерра

Воспользуйтесь нашим опытом и профессионализмом наших сотрудников и партнеров при проведении корпоративных событий в России.

Copyright © 2000-2014 УралТерра — Екатеринбург

Источники:

Ивент-бюро RED
Организация и проведение мероприятий и промо-акций в Екатеринбурге. BTL и EVENT агентство Екатеринбург. Трейд маркетинг, Аутсоринг, HoReCa, Организация и проведение праздников, фуршетов, концертов, корпоративов, Сувенирная продукция и полиграфия
http://red-buro.ru/organizacija_provedenie_konferencij_ekaterinburg
Организация конференции основные моменты
Конференция – это довольно крупное мероприятие. Организация конференции включает в себя несколько основных важных моментов. Компания «Бизнес и закон» предоставляет в аренду конференц-залы, со всей необходимой мебелью, проектором, а так же кофе-брейком.
http://biznes-zakon.ru/nash-blog/204-organizatsiya-konferentsii-osnovnye-momenty/
Организация конференций
Разделы Организация конференций, семинаров, проведение презентаций ваших товаров и услуг в России с компанией УралТерра Воспользуйтесь нашим опытом и профессионализмом наших сотрудников и
http://www.uralterra.ru/

(Visited 10 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Не подскажешь что нам задали 22 истины, которые помогут вам проснутьсяПрожить стоящую жизнь, сделать то,… (1)

Жена хочет чтобы меня имел мужчина Мой парень хочет чтобы я переспала с другимМой парень хочет… (1)

как отомстить человеку за унижение Как отомстить обидчику и врагамКак отомстить обидчику и врагам. Про… (1)

Как хороший мужчина без слов говорит «Я тебя люблю» Но это не значит, что они никак не показывают свои… (1)

Как построить идеальные отношения с девушкой Блог №1 о том, Как соблазнить девушку? Как построить идеальные… (1)

COMMENTS