Тайм-менеджмент — управление временем, принципы, правила

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

Читайте также:

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
bakunin.com

7 самых важных принципов

Сегодня о выпущено уже столько материалов, что в этом океане информации незаметно стала теряться его суть. На вопрос, что в самое главное, зачастую можно услышать примерно такой ответ:

— Ну… Там есть всякие списки дел, , расписания. Есть и . А еще есть матрица Эйзенхауэра и GTD.

Все перечисленное, конечно же, полезно, но это отнюдь не главное. Это всего лишь некие инструменты, без которых вполне можно обойтись. В мире полно людей, которые грамотно организуют свое время, не пользуясь при этом ни матрицей Эйзенхауэра, ни GTD, ни даже .

Самое главное в — это вовсе не инструменты, а те принципы, которые лежат в его основе. Именно от их соблюдения и зависит, будут ли все эти инструменты работать и приносить пользу или же они превратятся в череду бесполезных и утомительных ритуалов.

И в этой статье мы разберем семь самых важных принципов , без которых очень сложно эффективно управлять своими делами и получать хороший результат.

Принцип 1. Постановка целей

Самый главный принцип звучит так:

У любой деятельности должна быть цель.

Иными словами, мы должны всегда понимать, зачем беремся за ту или иную работу, ради чего составляем планы и в каком направлении двигаемся.

Для чего это нужно?

, чтобы наша жизнь и наша деятельность имели смысл. Без обретения смысла не бывает ни воли к победе, ни подлинной удовлетворенности жизнью, ни настоящей мотивации. Знаменитый психиатр Виктор Франкл, прошедший в свое время через фашистские концлагеря, говорил: если у человека есть «зачем», он вынесет любое «как».

, достижение целей — это, по сути, исполнение наших желаний. Если мы не стремимся к тому, чего хотим, то в итоге (как в свою очередь подметил писатель Чак Паланик) рискуем остаться с тем, чего точно не хотим.

В нашем случае важно еще и то, что все техники , в той или иной степени, предназначены именно для достижения целей. Без целей они превращаются в набор бессмысленных правил и ограничений. Тут можно привести такую аналогию: если путник не знает, куда идет, то абсолютно не важно, какой картой и каким компасом он при этом пользуется.

Как следовать этому принципу:

  • Прежде чем браться за дело, сформулируйте его цель. Это поможет лучше понять, что и как нужно делать.
  • Ставьте цели для всех крупных промежутков времени: день, неделя, месяц, год, вся жизнь. Только опираясь на цели, можно составить эффективный план действий.
  • Научитесь правильно ставить цели. Познакомьтесь, например, с техникой SMART.
  • Избегайте ложных целей. К таковым относятся все неактуальные и устаревшие цели, а также цели, которые были навязаны нам извне (рекламой, пропагандой, нашим окружением). Их достижение не делает нас счастливыми.

Принцип 2. Планирование

Планирование — это главная методика , без которой он просто немыслим. Списки дел, расписания, диаграммы Ганта, графики работ — это все разновидности планов. И второй по значимости принцип звучит так:

Любую деятельность нужно планировать.

Планирование заставляет нас действовать более продуманно, а значит и более эффективно. Кроме того, оно помогает ответить на два вопроса:

  1. Что конкретно сделать, чтобы получить желаемое? Например, какие шаги нужно предпринять, чтобы открыть свой ?
  2. Что конкретно делать, чтобы сохранить текущее положение вещей и избежать неприятностей? Например: как поддерживать порядок в доме? Или: как сохранять здоровье?

Не имея хотя бы приблизительного плана действий, очень сложно достичь цели или организовать эффективную работу. Здесь опять же можно использовать аналогию с путешествием. Представим, что некто отправился из города, А в незнакомый ему город Б, не узнав дорогу и не взяв с собой карту. Может ли он попасть в пункт назначения? Ну, разве что случайно.

Как следовать этому принципу:

  • Заранее планируйте все крупные промежутки времени (год, месяц, неделя, день) и все значительные действия (цели, проекты, большие задачи). Попробуйте хотя бы приблизительно представить, что и в каком порядке вы будете делать.
  • Планируйте письменно. О «мысленных планах» запросто можно забыть. К тому же они выглядят необязательными для выполнения: их слишком легко отменить и пересмотреть «задним числом».
  • Планирование должно быть регулярным. Организованность — это стиль жизни, а не разовое мероприятие.
  • Планирование должно быть гибким. Если обстоятельства вдруг изменились, следует изменить и планы.
  • Самый важный инструмент — это список дел на сегодняшний день (он может принимать любые формы: расписание, матрица Эйзенхауэра ). Именно ему следует всегда уделять основное внимание.

Принцип 3. Самодисциплина

Самодисциплина — это наша способность следовать намеченному плану, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Без этого качества человек легко становится пассивной «жертвой обстоятельств» и собственных страстей. И третий принцип будет таким:

Опирайтесь на самодисциплину.

Предположим, человек пообещал себе, что с завтрашнего дня он начнет бегать по утрам. Наступает завтра, но никакого желания бегать у него нет. Вот тут решающую роль и начинает играть самодисциплина. Если она хорошо развита, человек выйдет на пробежку. Если нет, он будет неделями ждать, когда у него появится настроение.

Без самодисциплины фактически не работает. Если человек не может заставить себя выполнять свои же собственные планы, все инструменты планирования превращаются в бесполезный хлам.

Как следовать этому принципу:

  • Примите неприятный факт: не всегда наша деятельность должна доставлять нам удовольствие. Даже если мы занимаемся любимым делом, у нас все равно будут периоды, когда нам придется себя к принуждать.
  • Научитесь мотивировать себя сами. Познакомьтесь с основными техниками создания и поддержания мотивации.
  • Однако не уповайте полностью на мотивацию: она переменчива и ненадежна. Чтобы доводить дела до конца, следует в первую очередь полагаться на самодисциплину.
  • Самодисциплину можно и нужно развивать. Начинать желательно с небольших «нагрузок».
  • Ставьте сложные и важные задачи на утро или на первую половину дня. В это время у нас больше энергии и крепче сила воли.
  • Отсекайте лишнее. Чем больше сил и времени мы тратим на ненужные занятия, тем меньше сил и времени остается на то, что для нас важно.
  • Имейте в виду: чем больше мы получаем «легких удовольствий» (компьютерные игры, сериалы, социальные сети ), тем ниже становится уровень нашей самодисциплины, и тем меньше мы получаем удовольствия от работы.

Принцип 4. Иерархия планов

Следующий принцип гласит:

Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня.

То есть, мы должны планировать день так, чтобы выполнять недельные планы, неделю — чтобы выполнять планы на месяц Например:

Этот принцип помогает нам всегда оставаться целеустремленными и не сбиваться с намеченного курса. Если мы в полной мере понимаем, как соотносятся наши планы верхнего и нижнего уровня, то даже в самых маленьких и неприметных задачах появляется более высокий смысл:

  • Мы не просто выполняем скучные упражнения, а «получаем высшее образование».
  • Мы не просто пишем текст, а «становимся профессиональными писателями».
  • Мы не просто настраиваем рекламу, а «расширяем свой бизнес».

Без четкой иерархии планов превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «День сурка», без шансов на улучшение.

Как следовать этому принципу:

  • Планируйте от общего к частному. Начинайте с глобальных целей и постепенно двигайтесь к второстепенным и мелким задачам.
  • Используйте декомпозицию. Делите все крупные цели и задачи на отдельные шаги: это облегчает их выполнение и делает работу более понятной. Например, поставив перед собой цель на год, разделите ее на отдельные этапы и распределите их по месяцам. Аналогично следует поступать с задачами на месяц и на неделю.
  • Составляя план, держите перед глазами план более высокого уровня. Например, составляя список задач дел на день, «подглядывайте» в список задач на неделю. Убедитесь, что ваш план не только решает рутинные задачи, но и помогает двигаться к большему.
  • Поставив перед собой задачу, спросите себя: а как она помогает мне в достижении целей? Нет, далеко не все задачи должны приближать к цели: некоторые нужны просто для того, чтобы поддерживать стабильность в жизни. Но тем задачам, которые двигают нас вперед, должна отводиться первоочередная роль.

Принцип 5. Расстановка приоритетов

Не все дела одинаково важны. Если человек, например, протрет со стола пыль или помоет зеркало, в его жизни вряд ли изменится (хотя чистота — это, безусловно, благо). Если же он пройдет курсы повышения квалификации, это заметно повлияет и на его карьеру, и на его жизнь. Следовательно, второе дело будет для него более приоритетным.

Из этого следует еще один принцип :

В первую очередь уделяйте внимание главным делам.

Запас времени и сил у нас ограничен. Если не расставлять приоритеты, мы рискуем растратить этот запас на мелочи, которые почти ни на что не влияют. И наоборот: фокусировка на главном помогает нам более эффективно использовать свои ресурсы и быстрее получать результат.

Как следовать этому принципу:

  • Когда перед вами стоит сразу несколько задач, сравните их друг с другом и отметьте самые важные. Не расставив приоритеты, человек рискует пойти по пути наименьшего сопротивления, то есть начать выполнять не самые важные, а самые легкие задачи.
  • Старайтесь выполнять дела в порядке их важности. , это увеличит вашу эффективность. , в случае (отключения света, визита гостей) вы всегда будете успевать сделать все самое главное.
  • Все задачи не могут быть приоритетными. Если важно сразу все — значит неважно ничего. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% задач.
  • В случае затруднений пользуйтесь техниками расстановки приоритетов, например, матрицей Эйзенхауэра.

Принцип 6. Освободить голову

Этот принцип считается «визитной карточкой» современного . Впервые его сформулировал американский специалист по личной продуктивности Дэвид Аллен, создатель системы GTD. Суть этого принципа в следующем:

Задачи, цели и идеи следует держать не в голове, а на «внешнем накопителе», например, в записной книжке или в .

Мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочного запоминания информации. В результате каждая задача, которую мы пытаемся удержать в голове, снижает эффективность работы и повышает уровень стресса. Проще говоря, чем больше задач мы пытаемся разместить в своей «оперативной памяти», тем хуже мы думаем.

Представим такую ситуацию: во время работы мы внезапно вспоминаем, что дома закончился чай. И в течение дня у нас в голове начинают происходить примерно следующее:

— О, надо купить чай!
— Надо бы не забыть купить чай!
— Так, после работы нужно купить чай.
— Буду идти домой — куплю чай

Иными словами, одна и та же мысль постоянно появляется у нас в голове, отвлекая от текущих занятий. Если же мы эту задачу сразу же запишем (например, в органайзер), нам уже не нужно будет постоянно о ней вспоминать.

Как следовать этому принципу:

  • Фиксируйте все новые идеи и задачи, как только они появляются. Если вы вспомнили о деле, тут же запишите его и спокойно вернитесь к работе
  • Держите под рукой инструменты, с помощью которых вы будете фиксировать всю входящую информацию. Это может быть что угодно: блокнот, , лоток для бумаг, диктофон, набор стикеров Такие «внешние накопители» обычно называются инбоксами.
  • Регулярно (раз в день или чаще) разбирайте содержимое инбоксов. Только в этом случае вы будете спокойно доверять им свои задачи и идеи.

Принцип 7. Планирование отдыха

Следующий принцип гласит:

Без полноценного отдыха невозможна полноценная работа.

Отдых помогает нам восстановиться: снять умственную и физическую усталость, снизить уровень стресса и привести в норму остальные показатели организма. Кроме того, отдых позволяет на некоторое время «вынырнуть из своих проблем» и посмотреть на них со стороны. Часто именно во время отдыха нас посещают самые лучшие идеи.

Непонимание или игнорирование этого принципа — одна из самых серьезных проблем в .

Часто бывает так: в момент у человека снижается работоспособность и падают результаты. И он начинает неистово экспериментировать с техниками : внедрять новые системы планирования, менять органайзеры и пичкать себя «мотивашками». В реальности же причина проблемы часто заключается в том, что он просто устал.

Некоторые люди видят в отдыхе постыдное, воспринимая его как проявление слабости и уступку собственной лени. На самом деле, отдых — это неотъемлемая часть любой работы. Представьте себе , который говорит: «Мне некогда заправлять автомобиль — мне нужно ехать». Понятно, что в момент его машина просто остановится.

Как следовать этому принципу:

  • Планируйте отдых заранее. Не надейтесь, что организм отдохнет «между делом».
  • Используйте все виды отдыха: выходные, ежедневные часы досуга, длинные и короткие перерывы в работе.
  • Отдых должен быть ритмичным. Делайте перерывы через определенное время, не дожидаясь усталости.
  • Во время отдыха переключайтесь и меняйте виды деятельности. Если работаете за компьютером, вам нужен активный отдых. Если вы занимаетесь физическим трудом или проводите день на ногах, отдыхайте сидя или лежа.
  • Меняйте контекст — это помогает отдохнуть мозгу. Во время отдыха старайтесь максимально изменить обстановку. Если не получается покинуть рабочее место, то хотя бы посмотрите на несколько секунд в окно.
  • Позаботьтесь о качественном сне.

Заключение

Таковы вкратце основные принципы . Возникает закономерный вопрос: как сделать так, чтобы они начали работать и приносить нам пользу?

, для начала просто попробуйте их использовать. Неважно как: хорошо, плохо, эффективно, неэффективно, правильно, неправильно. Главное — это начать.

Самая частая ошибка — это когда люди начинают читать книги и искать ответы, еще до того, как у них появились вопросы. Поэтому для начала попробуйте самостоятельно внедрить эти принципы: составить список целей, запланировать дела на день или расставить приоритеты. И если у вас не получится, вы уже точно будете знать, какая информация вам нужна.

, экспериментируйте. В нет универсальных решений. У каждого из нас свои задачи и проблемы, а значит, и решать их мы должны .

Обычно каждый принцип, каждую технику и каждый инструмент необходимо хотя бы немного подогнать под себя. Например, вы не чувствуете отдачи от своего привычного списка дел. Нет проблем: попробуйте другие варианты планирования дня. Возможно, вам гораздо больше подойдет метод , метод Альпы или матрица Эйзенхауэра.

, анализируйте результаты. Регулярно просматривайте свои списки целей и задач и оценивайте их состояние. Что из задуманного вам удалось сделать, а что нет? Если не удалось, то почему? Также полезно периодически проводить сессии хронометража, чтобы понять, насколько эффективно вы расходуете время.

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
time-blog.ru

Основы тайм-менеджмента: 9 принципов управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

  • позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
  • помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
  • не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

  1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
  2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
  3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Как правильно сгруппировать дела?

  • Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
  • Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

  • занимайтесь текущей задачей 25 минут;
  • сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
  • после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
salesap.ru

Тайм-менеджмент, управление временем

Эффективнее работать и больше успевать собственнику бизнеса поможет тайм-менеджмент — управление временем. Это набор принципов и методов, которые позволяют лучше концентрироваться, минимизировать стресс, высвобождать больше времени на работу и быстрее достигать поставленных целей.

История возникновения тайм-менеджмента

Считается, что появлением тайм-менеджмента мы обязаны римскому философу Сенеке. Именно он 2 000 лет назад стал делить время на то, которое было проведено хорошо, плохо, а также то, что было утеряно в безделье.

Чтобы отслеживать качество проведённого времени, мыслитель описывал чуть ли не каждую минуту каждого проведённого часа, а раз в три месяца анализировал пометки и судил о полезности того или иного временного промежутка.

В XV веке в развитие понятия свой вклад внёс итальянский учёный Л. Б. Альберти. Каждое утро он:

  • составлял список дел;
  • отмерял время на выполнение каждого из них;
  • располагал дела в порядке важности.

Интересно, что, по его мнению, сном, едой и отдыхом можно было пренебречь, а важными делами — нет.

В ХХ веке датский предприниматель К. Меллер продолжил традицию, выпустив так называемый тайм-менеджер — блокнот, ставший прототипом современного органайзера. Изделие было также призвано помогать управлять временем.

В разное время о тайм-менеджменте писали психологи, социологи и т. д.

Основные задачи тайм-менеджмента

Руководители, которые буквально болеют за свою компанию, часто берут на себя выполнение как важных, так и второстепенных задач, предпочитая не делегировать их. Когда количество этих задач стремительно увеличивается, всё начинает валиться из рук, поскольку непонятно, за что браться. Минимизировать возникновение таких ситуаций, прежде всего, и позволяет тайм-менеджмент.

Обратите внимание, что полностью исключить их возможно благодаря систематизации бизнеса, которая обеспечивает личную свободу владельца, но оставляет контроль в его руках.

  • повышение продуктивности;
  • более рациональное использование своих ресурсов (в первую очередь времени);
  • выделение времени на отдых.

Виды тайм-менеджмента

  • Персональный тайм-менеджмент. Он предусматривает работу человека над собой, преодоление своих страхов, достижение личных целей. Для этого рекомендуется правильно сформулировать эти цели, понять, какие действия приведут к ним, а затем организовать свой день или перестроить свою жизнь таким образом, чтобы как можно быстрее их достичь.
  • Профессиональный. Сводится к повышению эффективности работы человека как профессионала. Для этого он может фокусироваться на своих трудовых задачах, развивать нужные ему профессиональные навыки и умения.
  • Социальный. Фокусируется на межличностных отношениях, управлении временем нескольких специалистов. Чтобы сделать их работу успешнее, руководитель может осуществлять оптимизацию или реинжиниринг бизнес-процессов, налаживать коммуникацию внутри коллектива и т. д.

Но использование любого из этих видов становится возможным только после усвоения правил тайм-менеджмента.

Три главных правила тайм-менеджмента

Для эффективного управления временем важно следовать советам специалистов.

  1. Правильно ставить цели

То есть понимать свою глобальную цель, а также более мелкие и конкретизированные, которые помогут к ней прийти. Для бизнеса целеполагание — особенно важный процесс, поскольку цель даёт вдохновение, повышает мотивацию персонала (главное, регулярно продвигать её в команде на общих собраниях). Другой момент, что целью не нужно ставить деньги (прибыль — это просто инструмент для скорейшего её достижения).

Обратите внимание, что истинная цель должна заключаться в пользе, которую может принести компания как можно большему количеству людей. Например, у компании «Apple» цель — сделать высокие технологии не такими пугающими для людей, не являющихся специалистами в сфере IT. А строительные компании могут ставить своей целью повышение комфорта жизни и работы людей.

  1. Правильно расставлять приоритеты

То есть в первую очередь выполнять наиболее важные задачи, которые точно помогут добиться желаемого, а затем — второстепенные. Если при этом важные задачи — самые сложные или не самые интересные, быстрее справиться с ними поможет метод так называемого «поедания лягушки на завтрак». Он заключается в том, чтобы начинать с таких задач свой день, а после их выполнения с лёгкостью переходить к остальным.

Ещё один важный момент — правильное распределение обязанностей в команде. Чтобы оставаться конкурентоспособным и быстрее достигать своих целей, собственникам бизнеса и руководителям следует заниматься стратегическим планированием. А это возможно как раз при условии построения системного бизнеса и избавления от рутины.

  1. Заниматься планированием

План — это чёткий маршрут к цели. Если человек нацелен на результат, обстоятельства будут ему способствовать, тем более что план, по сути, представляет набор задач, которые помогут прийти к цели.

Обратите внимание, что для подразделений нужно составлять планы на неделю, месяц, год. Сотрудникам желательно составлять планы на день, на неделю. Другое дело, что это возможно только при чётком видении своих целей, понимании своего ценного конечного продукта. Отслеживать успехи позволят статистики.

Основные методики расстановки приоритетов, планирования и организации работы

Предлагаем простые способы управления временем, или тайм-менеджмента.

  1. АВС-планирование

Метод основывается на распределении задач на классы по степени важности:

  • Класс А: сюда следует отнести наиболее важные, от которых напрямую зависит достижение цели.
  • Класс В: важные, но их вклад меньше по сравнению с предыдущими.
  • Класс С: меньше всего влияют на достижение цели, но составляют большую часть от общего количества задач. По сути, это рутина, которую собственник бизнеса должен уметь делегировать, не теряя при этом контроля над ситуацией.

Для использования этого метода следует составить список задач, а затем проанализировать их, правильно определив важность каждой.

  1. Закон Парето, или принцип 80/20

Вильфредо Парето был экономистом и социологом, отметившим, что 80% богатств страны контролируется 20% населения. Позже такая закономерность была замечена и во всех социально-экономических процессах. На основе этой закономерности он вывел технику, иллюстрирующую, что 80% результата можно получить засчёт 20% вложенных средств (усилий, времени).

В бизнесе, например, 80% прибыли часто обеспечивают 20% клиентов или 20% всего ассортимента, а, соответственно, 80% усилий позволяют получить всего 20% объёма продаж. В жизни 20% прочитанных книг дают 80% полезного опыта и пр.

В тайм-менеджменте принцип Парето следует использовать при составлении плана, расстановке приоритетов.

Методика, которая предполагает чёткое отслеживание времени. При её реализации записывается каждая выполняемая задача, даже примитивная (проверка почты, утренние процедуры, перерыв на кофе), и фиксируется время, которое было на неё потрачено. В конце недели записи анализируются, а «пожиратели» времени, если они были установлены, устраняются.

При регулярном использовании техники вырабатывается чувство времени, благодаря которому человек может сам управлять своей производительностью.

  1. Другие методы

Также рассмотрите и другие техники управления временем.

  • Составление списка задач. Эта методика предусматривает планирование и чёткое следование списку задач.
  • Метод «Помидора», в рамках которого работа чередуется с перерывом (25 минут нужно трудиться, а 5 минут — отдыхать). После четырёх заходов делается один длинный перерыв на 20 минут. Вариант помогает тем людям, которые постоянно отвлекаются и из-за этого не могут завершить важные задачи.
  • Метод «Салями». Предусматривает разделение сложных дел на более простые. Это позволяет структурировать работу и постепенно прийти к своей цели.
  • Принцип 60/40. Сводится к тому, чтобы планировать свою работу на 60% времени, оставляя 40% времени свободным на случай появления важных и непредвиденных задач.
  • Техника «10 минут». Заключается в ежедневном выделении 10 минут на какое-то важное для личностного роста дело. Например, обучение иностранному языку или получению новых навыков. При условии регулярности уже через короткое время можно будет заметить первые успехи.

Мифы об управлении временем

Многие люди до сих пор не практикуют тайм-менеджмент из-за заблуждений, связанных с ним.

  1. Люди верят, что система слишком сложна и заставляет работать на износ

На деле она лишь помогает повысить продуктивность своей работы за определённый период времени. То есть человек начинает успевать больше, следовательно, у него появляется и больше времени для отдыха.

  1. Тайм-менеджмент не подойдёт креативным, творческим людям

У людей творческих профессий также есть свои обязанности, сроки, которые они должны соблюдать. И организация своего времени очень помогает в этом. Другое дело, что необходимо перепробовать разные методы и техники, чтобы найти наиболее оптимальную для себя. Но такой подход должны применять все люди.

  1. Тайм-менеджмент даёт мгновенные результаты

К сожалению, не всегда. Привычка управлять временем вырабатывается не сразу, тем более что зачастую, чтобы она прижилась, нужно перестроить привычный образ жизни.

Обзор литературы, приложений, тренингов по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности

Посмотрите следующие книги, которые помогут эффективнее управлять временем:

  • Б. Трейси. «Тайм-менеджмент». В ней специалист в области психологии успеха объясняет, как ставить задачи, анализировать их, выделяя главные, как не отвлекаться от работы и т. д.
  • М. Дорофеев. «Джедайские техники». В ней автор рассматривает причину непродуктивности как следствие работы мозга и говорит, что, если учесть определённые особенности мышления, можно добиться успеха в планировании и следовании своему плану.
  • Тайнан. «Супермен по привычке». Книга учит формировать и закреплять полезные привычки, чтобы планомерно двигаться к своей цели.

Среди приложений, полезных для тайм-менеджмента, можно выделить:

  • Todoist — позволяет расставлять задачи по приоритетности, разбивать их на подзадачи;
  • RescueTime — программное обеспечение, которое помогает отслеживать время, проведённое на разных сайтах, в разных приложениях и пр.;
  • Trello — удобный планировщик задач, который подойдёт для работы в компаниях с проектной структурой управления.

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
bbooster.online

Тайм-менеджмент — управление временем, принципы, правила

Не забывай о важных задачах и разрабатывай новые п.

Управляй разработкой продукта, следить за работой.

Отслеживай свои задачи, добивайся результата в нуж.

Cледи, чтобы в компанию приходили нужные люди, а с.

Воплощай свою маркетинговую стратегию в жизнь. Дел.

Будь в курсе, над чем работает команда. Управляй п.

Соблюдай сроки оплаты, проводи продуктивные встреч.

Поддерживай связь с командой и работай удалённо из.

Управляй работой команды, чтобы сотрудники укладыв.

Планируй, следи за прогрессом и управляй проектами.

Создавай задачи с дедлайнами, ставь напоминания и.

Экономь время, меньше отвлекайся и работай продукт.

Работа по Agile

Планируй и управляй проектами по привычным agile-м.

Создавай неограниченное количество канбан-досок и.

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

О сервисе Скоро

При поддержке Gold Carrot

Не забывай о важных задачах и разрабатывай новые п.

Управляй разработкой продукта, следить за работой.

Отслеживай свои задачи, добивайся результата в нуж.

Поддерживай связь с командой и работай удалённо из.

Управляй работой команды, чтобы сотрудники укладыв.

Планируй, следи за прогрессом и управляй проектами.

Решения для команд →

При поддержке Gold Carrot

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

При поддержке Gold Carrot

При поддержке Gold Carrot

6 принципов тайм-менеджмента

6 принципов тайм-менеджмента

Про тайм-менеджмент

Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:

  • хронометраж и контроль времени,
  • оптимизация временных затрат,
  • планирование дня/недели/месяца,
  • создание мотивации.

Не хочешь читать? Слушай!

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

  • план состоит из последовательности действий;
  • каждое действие приносит определённый результат;
  • результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:

  • тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
  • стратегические (от 3 месяцев до года),
  • общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.

Принцип 2. Целься в конкретный результат

Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:

  • быть конкретными (Specific),
  • измеримыми (Measurable),
  • иметь исполнителя (Assignable),
  • быть выполнимыми (Realistic),
  • иметь конкретные сроки реализации (Timebound).

Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.

«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.

Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег.

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для экспресс-анализа и быстрого принятия решений по приоритезации.

Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй

Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.

Пример

Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.

Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.

Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.

Принцип 5. Визуализируй планы и задачи

Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.

Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай

Заведи привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание удели ситуациям, где всё пошло не так: ты потратил слишком много ресурсов, неверно определил приоритет и т. п.

Придумай, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуешь, что теряешь контроль — возьми небольшой перерыв и вновь сконцентрируйся на собственных действиях. Придумывай свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.

Не забывай отдыхать. Включи периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, если ты не отдыхаешь, не жди от себя выдающихся результатов.

Короче, эффективное управление временем поможет освободить огромное количество ресурсов для полноценной рабочей и личной жизни. Используй принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал выше, и скоро одной причиной для стресса будет меньше. Жить и работать нужно в кайф.

weeek.net

Тайм-менеджмент: как управлять временем

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80 .

В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

Принципы тайм-менеджмента

В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

  • Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
  • Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
  • Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
  • Не хотите делать, но вынуждены;
  • Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
  • Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

Оптимизатор

  • Забудьте про ручное управление ставками, машинное обучение сделает все за вас
  • Полная интеграция с Яндекс.Директ и Google Adwords
  • Автоматическая оптимизация ставок для получения большего количества лидов
  • Бесплатно для клиентов Calltouch

Принцип планирования

Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

  • Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

  • Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

  • В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

  • Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель.

Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

Принцип структурирования

Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

Принцип приоритетов

Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: « 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата» .

Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

  • Конкретными (Specific);
  • Измеримыми (Measurable);
  • Достижимыми за адекватное время (Attainable);
  • Актуальными (Relevant);
  • Ограниченными во времени (Time-bound).

Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

Рациональный подход к привычкам

Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

  • Избавьтесь от вредных привычек.

Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

  • Заведите новые полезные привычки.

Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.

Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

Матрица управления временем

Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время.

Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

Сквозная аналитика

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
blog.calltouch.ru

Тайм-менеджмент: советы и инструменты

По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.

В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

  • «Выбор и согласование площадки»,
  • «Выбор и согласование приглашенных»,
  • «Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

  • конкретной (Specific),
  • измеримой (Measurable),
  • достижимой (Attainable),
  • актуальной или истинной (Relevant),
  • ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Список задач (to-do list)

Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.

Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.

Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.

Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны.
Теперь у вас есть четкий план действий.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.

Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.

Курсы Нетологии

Soft Skills

  • Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
  • Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Исполнение

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Фокусируйтесь на главном

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

Делегируйте

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Научитесь говорить «нет»

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Блокируйте раздражители

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Исключите «пожирателей времени»

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

Не делайте несколько дел одновременно

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

  • замедляемся,
  • ошибаемся,
  • стрессуем,
  • перестаем чувствовать жизнь,
  • начинаем забывать важные вещи,
  • разрушаем отношения с близкими,
  • становимся эмоционально нестабильными,
  • теряем креативность.

Отдыхайте

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Наведите порядок в электронной почте

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

  • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
  • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
  • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
  • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
  • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Фильтруйте входящую информацию

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

Учитывайте свои биоритмы

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Создайте комфортное рабочее место

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Ограничьте свой перфекционизм

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Контролируйте время

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Ставьте дедлайны

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Оставляйте запас времени

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Заканчивайте задачу раньше срока

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Используйте метод «Помидора»

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

  • Запланируйте задачу.
  • Поставьте таймер на 25 минут.
  • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
  • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
  • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
  • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

Попробуйте метод «Хронометраж»

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

  • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
  • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
  • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Планируйте перерывы каждые девяносто минут

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

Планируйте время ожидания

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Анализируйте свой опыт

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Мотивация

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
netology.ru

Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента

  1. Главная
  2. Бизнес

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.

Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. « Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Правила тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях .

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация . Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com . Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket . Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма .

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями , которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила
invlab.ru

COMMENTS