Умение расставлять приоритеты

Time Management для персонального помощника. Как расставить приоритеты и все успеть

Зачастую многими сотрудниками, в том числе персональными помощниками руководителей и секретарями, «управляют» случайности. Последовательность действий сотрудников обычно определяется внешними факторами – распоряжениями руководства, просьбами коллег и т. д.

Вместе с тем, без четкого и осознанного планирования рабочего и личного времени невозможно стать успешным и эффективным специалистом.

Применяя Time Management, рекомендуется учитывать несколько принципов:

1) Понимание того, каким должен быть результат работы, на вы которую вы тратите время.

Что же нужно сделать для того, чтобы рациональнее использовать свое время? Прежде всего, следует понять, что означает для вас само это понятие – «рациональное использование времени». Рациональное, с точки зрения кого? Вас или вашего руководства?

Скорее всего, ваш ответ будет связан с тем, что при рациональном использовании рабочего и личного времени вы успеваете выполнять больше дел в срок и на высоком профессиональном уровне.

Поэтому надо четко понимать, что является критерием «высокого профессионального уровня» и что означает «в срок». Многие руководители не довольны качеством работы своих персональных помощников и секретарей из-за того, что результаты их работы их не устраивают. «Разрыв» в качестве происходит потому, что руководитель не достаточно четко ставит задачу сотруднику, думая, что сотрудник и так все должен знать, а сотрудник не всегда имея возможность уточнить критерии успешности выполнения задачи, выполняет ее так, как сам понял.

В качестве примера можно привести ситуацию, с которой столкнулась совсем недавно, когда в ответ на возражение подчиненного о том, что при постановке задачи отдельные ее аспекты, за которые стал спрашивать руководитель, даже не обсуждались, сам руководитель сказал: ну я же вам отправил небольшое письмо – задание, в котором намекал, как надо делать эту работу. К сожалению, помощник руководителя, такой постановки задачи не понял, и выполнил задание не так, как "намекал" его начальник.

Причины, по которым руководители не хотят тратить свое время на более подробное описание задач подчиненным, связаны с так называемой «лестницей компетентности». Она состоит из четырех ступеней.

Первая ступень — «неосознанная некомпетентность». Человек еще сам не понимает, что он чего-то не знает, или не умеет. По сути, все мы находимся на этом этапе в отношении видов деятельности, которые никогда не выполняли и не пробовали выполнять.

Совершив ошибку и признав ее, человек переходит на следующую ступень — «осознанная некомпетентность». Теперь он понимает, что чего-то не умеет, и начинает учиться, или искать дополнительную информацию. Однако дальнейшее развитие произойдет только при наличие определенной мотивации: если человеку неинтересно достигать успеха в этой деятельности, он просто ограничится осознанием своей некомпетентности.

На третьей ступени — «осознанная компетентность» — человек приобретает определенные знания и умения. Он сосредоточенно осуществляет каждое действие, постоянно контролируя его результаты. Так, человек, только получивший права на право вождения автомобиля, оценивает свои действия на соответствие правилам дорожного движения и того, чему его учил инструктор.

Выполняя постоянно в течение длительного времени какую-либо работу, которую сотрудник уже научился делать, его умение доводится до автоматизма, т.е. формируется устойчивый навык, который на этой ступени становится неосознанным (результаты исследований показывают, что для формирования навыка, необходимо отрабатывать те или иные действия не менее, чем в течение 21 дня). Это означает, что сотрудник перешел на высший уровень – «неосознанная компетентность». Так же водитель " со стажем" уже управляет автомобилем, что называется "на автомате", т.е. не задумываясь при этом, правильным является то или действие, или нет. Свою модель поведения за рулем он отработал еще на предыдущей ступени и теперь только использует ее, причем уже не осознанно.

Вот так и руководитель, много раз решая сложные задачи, приобретая уже автоматический навык выполнения тех или иных задач, не видит для себя необходимости в том, что бы «разжевывать» каждую новую задачу подчиненному.

Пример: руководитель дает задание своему помощнику – сотруднице, которая работает в компании около месяца, решить вопрос с оплатой штрафов по машинам, состоящим на балансе организации. Руководителю все понятно – к кому обращаться за информацией и как конкретно решить этот вопрос, поэтому он не считает нужным объяснять это и сотруднице. А вот она в замешательстве – на балансе компании более 20 машин, которые закреплены за разными структурными подразделениями и единая транспортная служба отсутствует. В итоге она начинает обращаться за информацией в каждое из структурных подразделений, чтобы выяснять – по каким машинам есть штрафы, а по каким – нет.

Руководитель не доволен тем, что сотрудник так много времени тратит на эту работу, если можно было все решить гораздо проще и получить практически полную информацию в бухгалтерии.

А вся проблема в этом примере состояла в том, что руководитель и его помощник находятся на разных уровнях лестницы компетенций и разрыв составляет более одного уровня. В этом случае получается разговор «глухого с немым». Для того, что бы руководитель и его подчиненный понимали вдруг друга, разрыв в уровнях лестницы компетенций должен составлять не более двух, в идеале одной ступени. Именно поэтому грамотные руководители либо уточняют у сотрудника, как он понял задачу (повтори, что именно тебе надо сделать? В какие сроки? К кому обратиться за дополнительной информацией в случае необходимости? Что должно быть в результате выполнения этой задачи? И т.д.), либо поручают постановку задачи другому сотруднику, более компетентному, чем данный подчиненный, но находящемуся не на четвертой, а на третьей ступени "лестницы компетенций".

Так как виноватым в ситуациях, когда руководитель не желает тратить свое время на разъяснение задачи сотруднику, чаще всего все равно оказывается подчиненный, то поэтому лучше самому сотруднику научиться грамотно «снимать» задачу с руководителя. В результате такой «обратной связи наоборот» (по всем правилам менеджмента построение обратной связи это компетенция руководителя), сотрудник должен уметь в краткой беседе с руководителем понять что именно будет критерием успешности выполнениям конкретной задачи, а также другие важные характеристики данной работы. В идеале следует использовать письменные коммуникации.

2) Умение планировать свое рабочее время.

Если сотрудник умеет выстраивать «обратную связь наоборот» и понимает, какие задачи являются наиболее важными и срочными, а на какие еще есть время, то он уже может осознанно заниматься планированием своего рабочего времени.

Планирование как составная часть тайм-менеджмента представляет собой подготовку к реализации поставленных целей, разработку комплекса мер по их достижению и структурированию рабочего и личного времени.

Разработка плана предполагает ответ на несколько вопросов, которые персональный помощник руководителя должен задать себе:

• основная цель периода (дня, недели, месяца и так далее);

• количество времени, имеющееся в распоряжении;

• последовательность выполнения задач в рассматриваемом периоде;

• необходимые подготовительные мероприятия, которые необходимо выполнить для реализации задачи.

Сотруднику необходимо четко представлять фонд времени, которым он располагает, это поможет четко выполнять свои обязанности и решить поставленные руководством задания. Это связано с тем, что план в целом представляет собой проект основных задач и действий, которые необходимо выполнить для достижения целей.

Пример: для определения фонда рабочего времени Елена – персональный помощник руководителя логистической компании, всегда учитывает затраты времени, не связанные с ее производственными операциями. К таким затратам времени она относит: непроизводительные потери времени; подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места; время на отдых, личные надобности; перерывы технические, технологические, организационные. Проводя регулярные замеры времени и составляя так называемую «фотографию рабочего дня», ей удалось выяснить, что в действительности, к производственным затратам времени у нее относится 6,5 часов в день.

Существует несколько основных правил, которых необходимо придерживаться при планировании, особенно при составлении дневного плана:

планировать только 60% от общего времени, так как всегда существуют непредвиденные обстоятельства, которые могут внести коррективы в план;

учитывать результаты анализа ранее выполненных аналогичных работ и затрат времени на выполнение операций;

• планировать регулярно и системно;

• обязательно письменно фиксировать плановые задания;

• переносить несделанные или недоделанные дела по возможности только один раз;

• использовать лимитирование времени на выполнение конкретных задач;

• выделять наиболее приоритетные задачи;

• по возможности, делегировать задания другим сотрудникам или использовать механизм разовых поручений.

Исполнение этих правил поможет оптимально составлять план на различные периоды. Однако одним из наиболее важных является дневной план, который создает обзор дел дня и помогает наиболее эффективно распределять время. Формировать план рекомендуется преимущественно в конце предыдущего дня или в начале следующего. Выбор метода планирования может зависеть от разных факторов.

Пример: Светлана – секретарь генерального директора небольшой торговой компании, ранее работала секретарем директора, который приходил на работу не ранее 10 – 10.30. Так как ее рабочий день начинался в 9 утра, то этот час – полтора в начале рабочего дня она обычно посвящала планированию дел на текущий день. Однако в новой компании, генеральный директор приезжает на работу уже в 8.45 и поэтому Светлане пришлось изменить технику планирования дел и перейти к планированию дел на следующий день в конце текущего дня, посвящая этому последние рабочие часы.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения (А, Б, В).

• определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

• резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40;

• принятие решений по делегированию работ, намеченных сотрудником к исполнению;

• контроль и перенос несделанного на следующий период.

Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет сотруднику получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности любого сотрудника является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для менеджера индустрии гостеприимства является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы сотрудникам не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные важные проблемы, а затем – многочисленные второстепенные.

3) Умение расставлять приоритеты при распределение рабочего времени.

Следующим шагом в планировании является расстановка приоритетов, то есть принимать решения относительно того, какие из задач являются первостепенными, и те задачи, выполнение которых целесообразно отложить или перепоручить. В связи с этим необходимо уметь сознательно устанавливать приоритеты, последовательно исполнять поставленные задачи, а также соблюдать очередность их исполнения.

Персональному помощнику руководителя целесообразно браться за выполнение задач, сообразуюсь с их важностью, а не браться за выполнение самых простых задач, требующих минимальных усилий и затрат времени.

Принцип Парето лежит в основе АБВ-анализа, согласно которому доли в процентах более важных (А), менее важных (Б) и не важных (В) дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

Принятие персональным помощником руководителя правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;

• решение задач в соответствии с их неотложностью;

• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) и с учетом складывающихся обстоятельств;

• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

В Time Management под умением формализовывать понимается такой прием, как письменная фиксация всех планируемых видов работ, а также результатов их выполнения. Многие «новички», сами для себя выделяя, что из данной задачи важно, а что нет, что фиксировать, а что нет, упускают важную информацию, думая, что она уже никогда больше не понадобится. Именно поэтому важным навыком любого сотрудника, а особенно персональные помощники руководителя, является умение фиксировать информацию, использованную или полученную при выполнении задания. Для того чтобы не запутаться во всем многообразии такой информации рекомендуется использовать персональные папки в зависимости от решаемых дел – либо в компьютере (но обязательно иметь резервные копии), либо в блокнотах, тетрадях и т.д.

Следует сохранять всю переписку по электронной почте, связанную с тем или иным видом работ, клиентов, партнером и т.д. Желательно не засорять этими письмами свою рабочую почту, а копировать переписку и сохранять ее в виде текстовых файлов в соответствующих папках с названием компании партнера, фамилии ее руководителя или использовать другой, более привычный для вас подход к названию данных папок. Важно, чтобы в вашей классификации смогли разобраться в случае необходимости (вашей болезни, отпуска и т.д.) другие сотрудники.

5) Умение планировать выполнение заданий с учетом графика индивидуальной работоспособности.

Все мы имеем свои циклы работоспособности – периоды подъема сменяются периодами спада. «Жаворонки» могут начинать работать с самого раннего утра, а «совам» необходимо время, для того чтобы проснуться, но зато они высокопродуктивны вечером и ближе к ночи, когда «жаворонки» уже готовятся отойти ко сну или уже спят. Наибольшее внимание в Time Management персональных помощников руководителя следует уделять внутрисуточным колебаниям работоспособности.

Проведенные исследования в области трудовой работоспособности позволили выявить следующие периоды повышенной и пониженной работоспособности:

• к периодам повышенной работоспособности относятся периоды: 5-6 часов утра, 11-12, 17-18, 23-24 часа;

• к периодам пониженной работоспособности относятся периоды: 8-9 часов утра, 14-15, 20-21 часа.

Однако это, что называется «средняя температура по больнице». Для того чтобы уметь грамотно использовать свои уникальные возможности, следует провести собственные исследования. Лучше всего это делать в выходной день или во время отпуска. Выстроив собственную ритмику трудоспособности, вы сможете быстрее и эффективнее выполнять действительно важные задания в периоды подъема вашей трудоспособности, и грамотнее использовать время в периоды спада трудоспособности. В такие периоды лучше максимально снизить нагрузку, в идеале немного отдохнуть, помня о том, что чем глубже торможение нервной системы при спаде, тем быстрее она восстановится.

6) Умение эффективно отдыхать и восстанавливаться.

Удивительно, но факт – многие считают, что отдыхают, если закончив с рабочим письмом, они с чашкой кофе (если это возможно на работе) по прежнему сидят за компьютером, но уже отвечают на личные письма или просматривают сайты, качающиеся личных вопросов. Но ваш организм никакой разницы при этом, не видит – вы, как сидели за компьютером, так и продолжаете сидеть, т.е. вероятно продолжаете работать.

Если оценивать эффективность организации отдыха с точки зрения полезности для организма, то можно построить следующую шкалу:

• 1 балл — оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект — почитать что-то не по работе в Интернете.

• 2 балла — оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

• 3 балла — дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Вы сменили местоположение, возможно — сменили темы, которыми "озадачен" ваш мозг.

• 4 балла — выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

• 5 баллов — выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Лучше всего, по возможности, придерживаться определенного графика отдыха. Например, мой первый руководитель для нас, молодых сотрудниц – выпускниц вуза использовал правило «с без десяти до ровного». Это означало, что последние десять минут каждого часа отводились на личные нужды (попить чаю, позвонить по личным вопросам, выйти на улицу и подышать свежим воздухом, а кому нужно – покурить и т.д.).

Главное правило в планировании времени отдыха состоит в том, что паузы необходимо делать до того, как силы закончатся, т.к. усталость легче предупредить, чем потом ее преодолевать. Для этого следует чаще менять виды деятельности, а также форму их выполнения.

Пример: Татьяна – секретарь директора в консалтинговой компании, разработала для себя следующий план работ на каждый час: 15 минут сидя за компьютером отвечая на рабочие письма, 10 минут у ксерокса или стоя разговаривая по телефону, 10 минут разнести корреспонденцию по отделам или выполнить другие поручения, руководителя, 15 минут за компьютером, выполняя задание руководителя, и последние 10 минут часа – отдых (зимой — 2 раза подняться и спуститься по лестнице (офис расположен в трехэтажном деловом центре), а летом – выйти на 5 минут на улицу подышать свежим воздухом и 5 минут — выпить чай или позвонить по личных делам).

Выполняя эти несложные приемы, и четко структурируя время труда и отдыха, вам проще будет сохранить работоспособность на высоком уровне и предупредить наступление усталости.

Таким образом, четко понимая как именно надо выполнять поставленные задачи (умение «снимать задачу в руководителя») и грамотно распределять время на их выполнение с учетом индивидуальной кривой работоспособности вы сможете гораздо более эффективно справляться со своей работой и успевать все рабочие вопросы решать вовремя и на хорошем профессиональном уровне.

Новости

Актёрское мастерство для оратора

"Тайм-менеджмент 2.0". Создаем свою систему личной эффективности

Управление конфликтами-системно.

Результативная встреча. Техники управления клиентом

Техники ведения жёстких переговоров

Техники ведения жёстких переговоров

"Тайм-менеджмент 2.0". Создаем свою систему личной эффективности

Подписаться на новости

Любое использование информации, размещённой на сайте, в том числе копирование, распространение, передача третьим лицам, опубликование или иные действия, считающиеся использованием в соответствии со ст. 1270 ГК РФ, без письменного согласия ООО «Ораторика Групп» (или иного владельца исключительных прав) не допускается за исключением случаев, предусмотренных ГК РФ.

Верная расстановка приоритетов

Умение расставлять приоритеты, ГЛАВНЫЙ метод и принципы

Нужно кормить события. Что в первую очередь, вторую, пятую. Кормить можно только своим вниманием. Если нарушать приоритетность по кормлению событий — на лицо будет потеря потенциала. Значит, ваше внимание расставлено не по приоритетам.

Как правильно (ВЕРНО) расставить приоритеты в жизни и работе?

Если вы будете опираться на свое предназначение — вы поступите верно (вера — целостно). А если нет, противоположно — тогда правильно (правило — фрагментарно). Правильные поступки вас определяет действовать социум. Верно — вы никогда эту истину не донесете.

Инструмент расстановки приоритетов, на примере спасения при пожаре:

1. Вы. (Потому что живете ради себя, ради выполнения своего предназначения — главная задача. А в него уже может входить ребенок. Если вы жертвуете

2. Ваш супруг. (Потому что можете нового ребенка родить, и не одного)

4. Родители. (Родители это те, кто требует почитания, это те, по которым нужно читать. Информацию, которую помнят о роде, информацию о бабушках, дедушках, информацию обязаны расспросить).

5. Братья, сестры. (Кровны, фракталы, люди, которые могут стать вашими фракталами. Когда родители умрут, симпатические связи будут потеряны).

6. Близкие друзья, дальние друзья, знакомые, общество.

Это шаблонная иерархия. В конкретно каждой ситуации приоритеты могут меняться местами.

Матрица расстановки приоритетов, учитывая СВОЕ предназначение

Умение расставить приоритеты, чтобы выполнять свое предназначение:

— Как выглядит выполнение своего предназначения?

— Это когда человек в нужном месте в нужное время проявляет несомые им качества для этого события с нужной интенсивностью.

Куда вы бы не попали — вы попадаете куда нужно системе, а не вам в первую очередь. Все крутится вокруг качеств. Вы всего лишь их носители. В нужное время в нужном месте.

Хочешь помочь миру — помоги себе.

Выше вас стоит целостность мира. Все делается ради целостности мира, и соблюдения равнозначимости в нем.

Равнозначимость — это когда вы к любому проявлению в мире относитесь равно как к себе. А внешне должны соблюдать субординацию. (У вас должны две противоположности совмещаться в событие одновременно). Он такой же системный элемент как и ты для выполнения своего предназначения.

Почему в мире ничего не повторяется. Потомучто при любом взаимодействии вы меняетесь. Кровь — вы снимаете информацию с мира и отдаете информацию в мир.

Личное пространство — 40 метров. На участке ты будешь принадлежать себе. В городе — дому. У кого-то настроение ухудшилось, у вас испортилось.

Свобода в реализации своего предназначения. Там и деньги и вторая половина и всё, если вы находитесь на своей траектории.

Ваша личная траектория определяет расстановку приоритетов:

Если система сталкивает, это когда система, хочет чтобы вы переходили на осознанное мышление. Если увидел, что тебя обманывают или не туда идешь. Это в твоем круге, в котором находишься. Если научишься видеть — это переход на другой уровень. Следующий уровень более тяжелый, но он более интересный.

Подмяли сознание — значит к вашему сознанию выстроили лучшую логическую цепочку, чем было у вас раньше. Иллюзия сознания что оно познало мир, оно лишь познало границу текущего уровня.

В этот миг появляется много "экспертов". Человек честно описывает свой круг, до которого дошло сознание. Описывают опыт своего сознания, им дается небольшой промежуток времени. И в это время у него все в порядке. Через некоторое время у такого товарища появляется человек, который разрушает его логику, понять что оно не совершенно. Он будет описывать более широкий круг.

Как правильно расставить приоритеты, осознав ваш УРОВЕНЬ развития

Статья. Счастье для сознания.

Мир для меня. Ребенок — проявление эгоизма. Выгода за счет потенциала другого человека. Если ты живешь для себя за счет своего потенциала — ты не эгоист.

Уровни развития: Ребенок. Подросток. Взрослый. Пожилой.

РЕБЕНОК (это эгоист, не соотносится с возрастом, может быть дедушкой). Ограничение.

ПОДРОСТОК. Ты мне сделай, тогда и я сделаю. Резонирование.

ВЗРОСЛЫЙ. Я сам попробую. Возможности.

ПОЖИЛОЙ. Бог, чем тебе помочь. Исследование.

Ребенок проявляет первые 4 года четыре основные качества.

Как яркий эгоист. Я тебе, ты мне. Я сам. Чем тебе помочь?

Не задавливать все эти четыре качества в ребенке.

Иначе программируете его на корректирующие события.

Расставить жизненные приоритеты, опираясь на ЧЕТЫРЕ проявления в мире

Расставляя приоритеты учитывается: Личная траектория. Родовая траектория. Общественная траектория. Мировая траектория.

Вопросы в зал:

Кто у нас осознанно взаимодействует с миром?

Кто осознанно взаимодействует с обществом?

Кто осознанно взаимодействует с родом?

С самим собой, с личностью?

Некоторые опираются на интуицию, чуйку — это Подсознание.

Чем позитивно подсознание в своей работе, которое дает нам интуицию. Оберегает подсознание только тогда, если в подсознание заложена программа, чтобы оно это делало. У подсознания ни меры ни чувства юмора. Когда подсознание будет вытаскивать из корректирующего события, оно перегнет меру, и ждите новое кор.событие с усугублением. Начинайте соазу разбирать, когда вас вытащило из ямы. Опираясь только на подсознание, вы рискуете вляпаться.

Эмоции отображают степень вашего залипания в определенное событие. Потом будет противоположное событие с такой же силой.

Расставить приоритеты по важности, кому уделить внимание:

— Я учусь в институте

— Объекту любви, влюбился

— Кто-то из родителей заболел

— Подруга просит одолжить денег

2. Родители: Заболел один родитель не сильно. Смогут ли сами?

3. Свидание. Если любит никуда не денется.

4. Подруга сама не хочет решать проблему? Она решает за счет чужого потенциала.

На что внимание будет уделяться в первую очередь?

1. Жена Учеба в институте 1 курс.

2. Муж предлагают в ополчение, платят больше.

3. Ребенок 8 лет.

4. Война. Ситуация Донбас. За выживание. Зачистка территории тотальное.

1. Война. (Если не война, то не будет ничего)

2. Ребенок. (Задача сохранить род, муж — расходный материал)

Нужно отталкиваться от реальных событий. Смотреть какая приоритетность.

О расстановке приоритетов

Рон : Нас могут убить! Или еще хуже – выгнать из школы.

Гермиона : Ребята, вам следует пересмотреть приоритеты

(из фильма «Гарри Поттер и Философский Камень»)

Ритм современной жизни заставляет нас одновременно заниматься множеством проектов, дел и забот. Порой трудно принять решение, за что взяться в первую очередь. Правильная расстановка приоритетов должна обеспечить выполнение именно тех дел, которые принесут реальные плоды как в карьерном, так и в личностном плане. Данная заметка посвящена расстановке приоритетов в деловой сфере. Те же подходы могут быть задействованы и в личной жизни.

Мне вспоминается одна школьная задача по информатике. Даны 10 отрезков разной длины. Для каждой пары из этого набора известно, какой из двух отрезков длиннее. Требуется составить алгоритм, упорядочивающий все отрезки «по росту». Мораль задачи для наших целей такова: сложно «с ходу» расставить приоритеты в груде дел, но для каждой отдельной взятой пары дел наверняка можно довольно быстро определиться, что важнее.

Это может прозвучать банально, но все свои дела имеет смысл записывать: на бумаге или в компьютере. Даже если Вам кажется, что Вы прекрасно ориентируетесь во всех своих задачах, в голове при этом все равно возникает «каша», как при попытке с ходу упорядочить 10 отрезков. А ведь даже покупки в магазине удобнее и эффективнее делать со списком в руках!

Сама процедура записи подспудно является механизмом приоритезации – главные вещи, как правило, «лежат на поверхности», и первыми попадают в список. В этом смысле компьютерная запись удобнее, так как позволяет легко «двигать строки» в Вашем списке задач. Сравнивая задачи попарно (как в примере с отрезками), довольно легко определить какая из них важнее, и двигать в списке более приоритетную задачу вверх.

Так как нам часто придется оперировать близкими терминами, заранее договоримся, что делом или задачей мы будем называть конкретную краткосрочную или среднесрочную деятельность с прогнозируемым результатом (написать отчет, провести отпуск, прочесть книгу). Целями будем называть более стратегические понятия, имеющие долгосрочный, или вовсе бессрочный характер (быть хорошим мужем и отцом, быть полезным обществу, добиться признания на определенном поприще).

Под приоритезацией (или расстановкой приоритетов) будем называть расстановку существующих дел в соответствии с той или иной системой ценностей, например, по «важности».

Классическая теория тайм-менеджмента гласит, что расстановка приоритетов невозможна без наличия цели. Как говорил Чеширский Кот из «Алисы в Стране Чудес», если тебе все равно куда попасть, то тебе все равно, куда идти. Напротив, наличие цели дает человеку относительно простой инструмент «измерения важности» — более важным является то дело, которое непосредственно ведет Вас к намеченной цели.

Так как целей также может быть много, то следует поднять вопрос более высокого порядка, а именно о расстановке приоритетов среди целей. Действительно, довольно затруднительно сформулировать для себя такую сверхцель, чтобы остальные цели можно было ранжировать относительно нее. Дополнительную трудность вносит тот факт, что зачастую цели человека лежат в разных областях жизни – здесь и карьера, и личная жизнь, и творческая реализация, и социальное общение, и хобби, и просто Мечта (эти различные области можно, например, соотнести ролям, которые мы играем в жизни: роль сотрудника, члена семьи, друга и т.д.). Некоторые цели довольно сложно совмещать, например, желание вести свободную жизнь художника и одновременно добиваться быстрого карьерного роста в деловой сфере.

Результатом «упражнения» по согласованию целей является зафиксированный (на бумаге, в компьютере) конечный набор реалистичных, или, по крайней мере, не противоречащих другу, целей. Этот список может изменяться с течением времени, но ядро его, скорее всего, останется неизменным. В сумме эти цели, в каком-то смысле, являются Миссией, или Декларацией Цели человека, как ее трактует, например, Стивен Кови в его классическом произведении «Семь навыков высокоэффективных людей». Это компас Вашей жизни, помогающий приоритезировать повседневные дела.

Существует много способов приоритезации дел. Рассмотрим наиболее известные.

I . Упорядоченный список. Самый очевидный способ – это упорядочение дел в виде пронумерованного списка. Все дела выписываются в список одно за другим, после чего можно попытаться субъективно выделить «самое главное» (№1), затем следующее по важности (№2) и т.д. Такой список может быть получен путем попарного сравнения дел, описанного выше, как если бы они «строились по росту».

II . ABC 123 . Некоторой оптимизацией предыдущего подхода является метод ABC 123, описанный, например, в упомянутой книге Кови. Каждому делу в списке присваивается буква A , B или С, по принципу:

  • A – важные дела, которые нужно сделать сегодня «кровь из носу», иначе возможны негативные последствия;
  • B – важные дела (в вышеуказанном понимании соответствия одной или нескольким целям), которые надо сделать, но необязательно сегодня;
  • C – все другие дела.

Затем в рамках каждого «класса» вводится обычная нумерация (1,2,3,4…) в том же понимании, что и в упорядоченном списке. В результате получается что-то вроде:

A 1 Провести обсуждение с руководителем

B 1 Работать над проектом XYZ

B 2 Пройти урок английского языка.

B 3 Купить подарки родителям

B 4 Подготовиться к встрече в литературном клубе

C 1 Привести в порядок фотографии из отпуска

Этот пример типичен тем, что «классы» A и C существенно меньше, чем класс B (их, кстати, может и вовсе не быть). Наличие более 9 пунктов в рамках одного класса вряд ли является рациональным. Например, если к классу B Вы причислили 10 дел, то дело B 10 стоит уже трактовать как C 1. Следует отдавать себе отчет в том, что если дел достаточно много, то Вы вряд ли дойдете до дел класса C . Не беда, главное, чтобы на дела класса A хватило времени!

III . Матрица Эйзенхауэра. Более сложной в использовании является так называемая Матрица Эйзенхауэра, называемая еще «тайм-менеджмент матрицей». Суть ее в приоритезировании не только по шкале «важность» (приближение к цели/целям), но и по шкале «срочность» (насколько быстро надо сделать дело). Отчасти, срочность уже была затронута нами в предыдущем пункте – именно она отличает класс A от класса B . Получаем следующую схему распределения дел:

Важные и Несрочные

Неважные и Срочные

Неважные и Несрочные

Типичным источником проблем на работе является несовпадение приоритетов сотрудника с приоритетами его руководителя. Было бы правильнее здесь сказать «с приоритетами его отдела/Компании» – хорошо, если таковые цели формально декларируются, а не только подразумеваются, допуская различные интерпретации. В худшем случае «общественных» целей может вообще не существовать. А вот у непосредственного руководителя цели и соответствующие им приоритеты есть практически всегда.

Иногда приходится слышать от сотрудников, что их усилия не ценятся, и что их недооценивают (например, на проект потрачено много сил, достигнут хороший результат, но руководитель никак этот успех не комментирует, как будто ничего особенного и не произошло). Случается также слышать истории о том, как вроде бы незначительное действие имело неожиданно громкий позитивный резонанс (например, структура подачи отчета в новой форме очень понравилась руководителю, и была внедрена в других отделах). Попытки углубиться в первопричину таких ситуаций, как правило, приводят к следующим выводам:

  • Руководитель не декларирует свои приоритеты, тем не менее, ожидая от сотрудников следования им.
  • Подчиненный не декларирует свои приоритеты руководителю, надеясь, что его усилия и так будут оценены по достоинству.
  • Подчиненный не знает приоритетов руководителя, или имеет искаженное представление о них.
  • Руководитель не знает приоритетов подчиненного, или имеет искаженное представление о них.

Например, подчиненный может заниматься определенным проектом, не уделяя достаточного внимания подготовке к проверке работы отдела. Проект важен для его руководителя, но получение низкой оценки за аудит абсолютно недопустимо и критично. Или, подчиненный тратит много усилий на подготовку новой тренинг-программы, о которой его руководитель может вообще не знать.

В указанной модели собеседниками не обязательно должны быть руководителем и подчиненным. Это могут быть коллеги, члены семьи, участники одного сообщества. И форма «выравнивания» приоритетов может быть самой разной – проявляйте творческий подход в зависимости от ситуации, и Вы не разочаруете важных для Вас людей.

  • Сформулируйте в письменном виде свои цели в различных аспектах Вашей жизни, и сделайте набор этих целей по возможности реалистичным.
  • В повседневной жизни, фиксируйте списки своих дел, и приоритезируйте их любым удобным Вам способом, ориентируясь на Ваши цели.
  • Не пытайтесь сделать все. Сделайте главное хотя бы из «верхней половины» списка.
  • «Выравнивайте» Ваши приоритеты с людьми, важными для Вас.

А Мечта. А Мечта может оставаться Мечтою… Разве это плохо?

  1. Стивен Р. Кови . Семь навыков высокоэффективных людей (2006)
  2. Глеб Архангельский . Тайм-драйв (2006)
  3. Джулия Моргенстерн . Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью (2004)

© Дмитрий Витер совмещает свою основную деятельность менеджера в отделе закупок в крупной международной компании с ролью корпоративного тренера. Ведет курсы «Тайм-менеджмент» и «Стивен Кови: Семь навыков высокоэффективных людей». Электронный адрес: dmitrythewind @mail .ru , сайт в Интернете: http ://Viter .moikrug .ru .

Шанхай-Москва, сентябрь 2007

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!

Умение расставлять приоритеты

1 июня стал для Всероссийского Детского Центра «Смена» в Анапе не только Днем защиты детей, но и 30 днем рождения. Для выступления на грандиозном открытии «Юбилейной смены» были приглашены различные творческие коллективы и артисты. Самыми долгожданными из них были, конечно же, ярчайшие участники главных вокальных проектов страны «Голос» и «Голос. Дети», а именно: Ваня Чебанов и Ярослав Дронов, а также Софья Бровко, Мария Стамова, Егор Пятницын, который, кстати, будет отдыхать вместе с ребятами до конца смены.

2 июня Ярослав Дронов и Ваня Чебанов стали героями пресс-конференции, которая довольно быстро приобрела характер дружеского диалога.

Как вам давалась учеба в школе?

Ярослав Дронов: «Я много пропускал. До 15 лет все время болел бронхиальной астмой, а когда был здоров, пропадал на выступлениях. Но были такие предметы, которые действительно нравились. По ним у меня стабильно выходили «пятерки». Это история, литература и, конечно, музыка»

Ваня Чебанов: «В школе я был, можно сказать, главным хулиганом на районе. Как-то даже хотели сжечь расписание, чтобы не учиться, но ограничились тем, что просто спрятали его. А еще у меня была идея забетонировать учительницу по химии в лаборантской. В 8 классе меня даже хотели отправить в школу «для особо одаренных», но, слава богу, пронесло. Но последние два года я вдруг начал получать удовольствие от учебы, и в итоге до красного аттестата мне не хватило каких-то четырех «пятерок».

Когда и где состоялся ваш первый сольный концерт?

Ярослав Дронов: «Как ни странно, но это произошло буквально несколько дней назад, 20 мая, в Крокус Сити Холле в Москве».

Ваня Чебанов: «Просто посмотрите на YouTube ролик «Как все начиналось» или «Ванятка», там вы найдете ответы на этот и на многие другие вопросы. Каждый раз, пересматривая его, я смеюсь от души и вам желаю того же».

Кому или чему посвящена татуировка на руке, Ваня?

Ваня Чебанов: «Когда парнишка из Барнаула поехал покорять Москву, все, конечно же, отнеслись к этому скептически. И я решил: теперь я просто обязан сделать это. А татуировка стала для меня своеобразной напоминалкой, ведь она гласит: «У тебя все получится, точно получится».

Как вы совмещаете карьеру с личной жизнью?

Ваня Чебанов: «Мы обычные люди, у нас есть то, что называется личной жизнью, просто наша профессия подразумевает публичность. Поэтому уже начинаешь расставлять приоритеты и использовать свое время более грамотно».

Ярослав Дронов: «Полностью согласен с Ваней. Хочется подытожить его слова цитатой: «Нужно научиться отличать главное от важного».

Ваша жизнь очень насыщенная, но все же, есть ли то, чего вам не хватает?

Ярослав Дронов: «Сначала ты думаешь, что не хватает всего: денег, славы, любви, сил. Но потом осознаешь, что ты просто бесишься с жиру и не видишь, насколько твоя жизнь прекрасна. Ведь ты живой и здоровый, просыпаешься утром, в моем случае, можешь петь. Так что могу сказать, что у меня все отлично.

Ваня Чебанов: «Мне было 17, когда я уехал в Москву. До этого самые близкие отношения у меня были с бабушкой. И, наверное, поэтому мне не хватает родительской любви сейчас. Порой так хочется приехать в родной дом и ощутить то, чего не получил в детстве. Цените свою семью».

Не только присутствующие на встрече задавали вопросы гостям. Ваня Чебанов, например, поинтересовался у зала, какую музыку предпочитает слушать молодежь. В ответ прозвучали такие русские исполнители и группы, как IOWA, Пицца, Макс Корж, Сплин.

Пресс-конференция дала сменовцам великолепную возможность пообщаться с интересными успешными людьми, взять у них автограф, сделать фотографии и просто обнять. Артисты признались, что общения в такой неформальной естественной обстановке всегда не хватает и что они очень рады диалогу с представителями ведущей молодежи страны.

Россия, 353408, Краснодарский край, Анапа, Сукко,

улица Приморская, дом 7

№ 109 «Анапа-Сукко» до остановки «Голубая долина». Стоимость проезда

Источники:
Time Management для персонального помощника
Тренинговая компания ORATORICA. Бизнес- тренинги от лучших бизнес-тренеров России: публичные выступления, ораторское мастерство, ораторское искусство, коммуникативные тренинги, управление персоналом, деловое письмо, переговоры. Организация и экспертное сопровождение корпоративных мероприятий. Консалтинговые услуги.
http://www.oratorica.com/news/articles/time_management_persona
Верная расстановка приоритетов
Если Вы беспокоитесь о том, как правильно расставить приоритеты в жизни? Этот метод и главные принципы помогут Вам развить умение расставлять приоритеты!
http://ivanchugunov.com/blog/vernaya-rasstanovka-prioritetov/
О расстановке приоритетов
Сайт посвящен организации времени. Содержит огромное кол-во информации по тематикам: управление временем, тайм менеджмент и организация труда и многое другое. Подробно описываются инструменты повышения личной эффективности, достижения успеха, для развития фирмы и т.д.
http://www.improvement.ru/zametki/viter/rasstanovka.htm
Умение расставлять приоритеты 1
Умение расставлять приоритеты 1 июня стал для Всероссийского Детского Центра «Смена» в Анапе не только Днем защиты детей, но и 30 днем рождения. Для выступления на грандиозном открытии «Юбилейной
http://smena.org/press/news/2015/06/03/news_375.html

COMMENTS